Tapahtumanjärjestäjälle

Tapahtuma voi olla esimerkiksi festivaali, urheilukilpailu, messut, konferenssi, ravintolapäivä, paraati, maraton, teatteriesitys tai konsertti.

Tapahtumapaikkaa etsiessä tulee keskiössä pitää tapahtuman kohderyhmä, osallistujien lukumäärä, budjetti sekä tapahtuman luonne. Tarkemmat huomiot tapahtumapaikan valintaan liittyen löydät alta.

AJANKOHTA

Tapahtuman ajankohtaa valittaessa on hyvä huomioida samantyylisten tapahtumien ajankohta, loma-ajat, ennakoidut säätilat, suurtapahtumat meillä ja muualla jne. Apua tapahtuman ideointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen:

OTA YHTEYTTÄ

Mikkelin kaupunki
Linda Asikainen, palvelujohtaja
puh. 040 129 4914
linda.asikainen@mikkeli.fi

Tapahtuman tiedot
Kuvaava nimi, tapahtumapaikka, tila, osoite, järjestäjä, yhteyshenkilö

Kävijämäärä
Oletettu määrä tapahtumakävijöistä

Tapahtuman idea ja sisäiset tavoitteet
Ydintuote, tarpeellisuus, kiinnostavuus

Toimintasuunnitelma
Tapahtuman kuvaus ja kulku, aikataulu

Milloin tapahtuma järjestetään?
Päivämäärä, kellonaika ja kesto

Kuuluuko tapahtuma mahdollisesti johonkin suurempaan kokonaisuuteen ja mikä sen rooli siinä on?

Yhteistyökumppanit

Tiedottaminen ja markkinointi
Kohderyhmän kuvaus, markkinoinnin keinot, jälkimarkkinointi

Tapahtumajärjestäjällä on vastuu mahdollisista vahingoista
Vakuutuksista kannattaa huolehtia, esimerkiksi vastuuvakuutus ja henkilökunnan tapaturmavakuutus.

Taloussuunnitelma ja rahoitus
Rahoitus on usein hyvin ratkaisevassa osassa koko tapahtumatuotantoa. Tapahtumasta on hyvä laatia budjetti, johon kirjataan mahdollisimman tarkasti kaikki menot ja tulot. Tapahtumat tarvitsevat usein ulkopuolista tukea toteutuakseen. Perinteisten tukien lisäksi voi myös harkita hanke- tai projektimahdollisuuksia ja erilaisia yhteistyökumppanuuksia. Useat apurahat tulee hakea hyvissä ajoin, jonka yhteydessä tulisi olla jo tarkka suunnitelma koko tapahtumasta.

Rahoitusesimerkkejä:

• EU-rahoitus
• Opetus- ja kulttuuriministeriön avustukset
• Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset
• Säätiöt ja apurahat
• Musiikin edistämissäätiö MES
• Taiteen edistämiskeskus Taike
• Business Finland
• Kaupungin rahoitus

Tapahtuman turvallisuus
Vastuu tapahtuman turvallisuudesta on aina tapahtumanjärjestäjällä. Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset. Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin.

Laki määrittää useita asioita koskien tapahtuman järjestämisen turvallisuutta. Pelastuslain toteutumista valvoo Pelastuslaitos. Kokoontumis- ja järjestyksenvalvontalakia säätelee poliisi tapahtuman turvallisuuden näkökulmasta. Terveydensuojelulaki velvoittaa toimimaan turvallisesti ja huolellisesti elintarvikkeiden kanssa ja kuluttajaturvallisuuslaki määrittelee kuluttajan oikeuksia koskevia asioita.

Tapahtuman toteutus

Organisaatio toimii, kun kaikki puhaltavat samaan hiileen. Tapahtuman työryhmä sekä henkilökunta on tapahtumajärjestäjän kivijalka. Ilman osaavaa henkilökuntaa tapahtuma ei onnistu. Aikataulutus ja työnjako ovat asioita, jotka toistuvat koko tapahtumanajan. On tärkeä jakaa kaikki työt tapahtuman alusta loppuun saakka. Tapahtuman työntekijöiden varmistaminen on tärkeää jo heti suunnittelun alkuvaiheessa. Myös talkoolaisten rekrytointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin.

Ennen tapahtumaa on tärkeää markkinoida ja informoida tapahtuman kävijöitä. Informaatiota on helppo jakaa esimerkiksi tapahtuman nettisivuilla.

Mikkelistä löytyy tiloja urheilutapahtumien, ulkoilmafestivaalien, messujen, konferenssien kuin keikkojen ja konserttienkin järjestämiseen. Tapahtumajärjestämiseen soveltuvat puistot, kokoustilat, koulut, teatteri, urheiluhallit, ravintolat, kirjasto ja ostoskeskukset. Tapahtumapaikan valinnassa kannattaa ottaa huomioon ainakin tapahtuman luonne, ajankohta ja kohderyhmä sekä paikan sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys ja vuokrakustannukset. Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, tarvitaanko suullisen sopimuksen lisäksi vielä esimerkiksi erillinen hakemus. Esimerkiksi Mikkelin kaupungin tilojen varaukset vahvistetaan kirjallisella hakemuksella.

Sisätapahtumat

Suurille ihmismäärille tarkoitettuja sisätiloja on vähemmän, joten niiden varaaminen kannattaa hoitaa ajoissa. Urheilutilojen vuokraamisessa kannattaa arvioida urheilijoiden, toimitsijoiden, vapaaehtoisten ja yleisön määrä erikseen. Monissa sisätiloissa on valmiina usein tarvittavia rakenteita kuten tuoleja, pöytiä, sähköt, vesi ja wc-tilat. Tapahtumakäyttöön sopivissa tiloissa voi lisäksi olla tapahtumarakenteita kuten valkokangas, lava, tapahtumavalaistus, kuorokoroke, äänentoisto, narikka, tiski jne. Jos tilassa ei ole näitä tai muita tarvittavia rakenteita, niitä voi vuokrata. Usein tilan omistajalla/vuokraajalla on suosituksia vuokraavista tahoista. Varmista aina, mitkä rakenteet ja palvelut kuuluvat vuokraan.

Linkit Mikkelin kaupungin tilojen vuoraukseen ja myyntiin:
https://asp3.timmi.fi/
https://tilaaon.fi/

Lisätietoa Mikkelin kaupungin tilojen vuokrauksesta: https://www.mikkeli.fi/sisalto/palvelut/kaupungin-kiinteistot/tilojen-vuokraus

Ulkotapahtumat

Erilaiset kentät, puistot, aukiot ja kadut soveltuvat monenlaisille tapahtumille ja niin pienille kuin todella suurillekin yleisöille. Ulkotiloissa järjestettävissä tapahtumissa paikan valintaan vaikuttaa, onko siellä sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria. Lähes kaikkiin paikkoihin on mahdollista saada nämä asiat, mutta tämä on tärkeää huomioida jo paikkaa valitessa. Infrastruktuurista tulee kustannuksia, joihin on syytä varautua. Tapahtuman luonteesta riippuen on hyvä selvittää, onko lähiympäristössä hoitolaitoksia, kirkkoja tai muita häiriöille erityisen herkkiä kohteita, jotka pitää tapahtuman suunnittelussa ottaa huomioon.

Mikkelin kaupungin tapahtumapaikat:
https://www.mikkeli.fi/sisalto/tietoja-mikkelista/tapahtumajarjestajalle/tapahtumapaikat

Mistä mahdollinen henkilöstö, onko sitä riittävästi ja riittävätkö taloudelliset rahkeet?

Henkilöstö

Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Ennen kaikkea tapahtumalle on nimettävä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun koko projektin etenemisestä. Tapahtuman järjestämisessä on monia osa-alueita, joten henkilöstöltä tarvitaan monenlaista osaamista. Suurissa tapahtumaorganisaatioissa on erikseen esimerkiksi ohjelmisto-, markkinointi- ja talousvastaavat. Myös teknisistä asioista on hyvä olla tietämystä, vaikka esitystekniikka ja rakenteet hankittaisiinkin organisaation ulkopuolelta. Muista, että työnantaja eli tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista. Vaikka tapahtumaa järjestettäisiin pienellä porukalla, pitää olla tiedossa kuka vastaa mistäkin tapahtuman osa-alueesta.

Vapaaehtoistyö

Monet tapahtumat ovat mahdollisia vain vapaaehtoisten toimijoiden panoksen avulla. Useimmiten vapaaehtoiset ovat mukana omasta kiinnostuksesta, mutta heitä voi lisäksi houkutella ja innostaa mukaan vaikkapa ilmaisella sisäänpääsyllä, tapahtumaan liittyvillä tuotteilla ja palveluilla tai muilla eduilla.
Myös saatava kokemus sekä mahdolliset todistukset ovat monille syy olla mukana.
Muista kiittää vapaaehtoisia.

Vapaaehtoistyöstä: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48059/yleishy%C3%B6dyllisten-yhteis%C3%B6jen-ja-julkisyhteis%C3%B6jen-vapaaehtoistoiminnan-ennakkoperint%C3%A4kysymykset3/

Rahaliikenne

Budjetti on merkittävin yksittäinen tapahtumaa määrittävä tekijä, joten tapahtuman talouden suunnittelu täytyy aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tapahtuman rahoitus koostuu tapahtumajärjestäjän oman rahoituksen osuudesta ja ulkopuolisesta rahoituksesta. On tärkeä huomioida, että kulut lankeavat yleensä maksettaviksi ennen tapahtumaa, kun taas tuloja alkaa monesti kertyä vasta tapahtuman ollessa jo käynnissä.

Vinkki!
Kannattaa neuvotella menoja kerryttävien laskujen maksuerät niin, että osa tuloistakin on jo kassassa, jottei tule maksuongelmia.

Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja siitä on mahdollista saada.

Menoja syntyy esimerkiksi tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, tapahtumatekniikasta, jätehuollosta, järjestyksenvalvonnasta ja turvallisuudesta, alihankkijoiden palveluista, rakenteista (lavat, katsomot, teltat, tuolit, pöydät, valkokankaat, wc-tilat, vesi, sähkö), esiintyjistä, äänentoistosta, lupien ja ilmoitusten käsittelystä, mainostamisesta jne.

Tyypillisiä tulomuotoja ovat pääsylipputulot, sponsoritulot, myyntipistevuokrat ja julkinen rahoitus. Jos tapahtumaan myydään pääsylippuja, on arvioitava, mikä on sopiva hinta niille ja mikä on niiden realistinen myyntiodote.

Myyntikatelaskelman opetteleminen on olennaisen tärkeää kaikille:
Osaatko laskea myyntikatteen? Katelaskennan alkeet for dummies! | Yrittäjälinja – Yrittämisen ja työelämän erikoislehti (yrittajalinja.fi)

Jos tapahtumalle päätetään etsiä sponsoreita, potentiaalisia ehdokkaita ovat tapahtuman luonteeseen toiminnaltaan tai aatemaailmaltaan sopivat tahot. Kannattaa myös pohtia, voisiko tuloja kerryttää oheistoiminnoilla, esimerkiksi vuokraamalla myynti- tai esittelypisteitä tapahtuma-alueelta. Tapahtumille voi lisäksi hakea julkista rahoitusta kaupungilta, valtiota, säätiöiltä ja EU:lta. Huomioi avustusten hakuajat ja avustuksiin liittyvät raportointivelvollisuudet.

Budjettia rakentaessa kannattaa etsiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Paljonko vastaavilla tai kilpailevilla tapahtumilla on ollut aiempina vuosina kävijöitä?
• Kauanko vastaavat tai kilpailevat tapahtumat ovat olleet olemassa (tapahtumahistoria)?
• Mitkä ovat sinun tapahtumasi tärkeimmät vetovoimaisuustekijät sekä erottautumistekijät eli miksi ihmiset tulisivat paikalle?
• Mihin sinun tapahtumasi pääsylippujen hinnoittelu asettuu suhteessa kilpailijoihin?
• Millainen sää yleensä tuohon aikaan vuodesta on (mikäli ulkotapahtuma) eli onko oletettavaa että ihmiset liikkuvat?
• Tapahtumasi ajankohta: onko se otollinen tapahtumalle ylipäätään ja onko paljon kilpailevia tapahtumia samaan aikaan?

Tapahtuma- ja kulttuurihankkeita:

Mikkeli Events
https://mikseimikkeli.fi/hankkeet/mikkeli-events/
www.tapahtumat.mikkeli.fi

Kulttuurin Unelmavuosi 2022
https://kulttuurinunelmavuosi.fi/kuinka-mukaan/

Etelä-Savon maakuntaliitto
www.esavo.fi

Mikkelin kaupungin  avustukset
https://www.mikkeli.fi/sisalto/verkkoasiointi/avustukset

Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston osoite, josta löytyvät yhtenäiset valtakunnalliset ohjeet ja lomakkeet yleisötapahtumien järjestämiseksi.
https://pelastuslaitokset.fi/tietopankki

Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset: Esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki, kuluttajaturvallisuuslaki, kokoontumislaki ja laki järjestyksenvalvojista asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupahakemusten tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä.

Ota huomioon, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta. Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin. Huomaa, että erilaiset riskit koskevat niin pieniä kuin suuriakin tilaisuuksia. Monen kokoisissa tapahtumissa käytetään esimerkiksi telttoja. Tuuli tarttuu erittäin helposti telttaan ja saa sen lentämään monia metrejä, mikäli telttaa ei ole kiinnitetty kunnolla. Tällaiset onnettomuudet ovat valitettavan yleisiä. Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittämiseen voi tarvittaessa käyttää lähes mitä tahansa painavia esineitä kahvakuulista hiekalla tai vedellä täytettyihin kanistereihin. Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat. Rakenteista vastaavilla henkilöillä on syytä olla tuulimittarit.

Lue lisää:

Tapahtumissa käytettävät kevyet, pika- ja pop up -teltat > Kevyet pika ja pop up teltat ohjauskirje 2021 (pelastustoimi.fi)

Yleisö- ja tapahtumaturvallisuus: https://tukes.fi/tapahtumaturvallisuus

Vaaratilanteet ja onnettomuudet

Jos riskikartoituksesta ja riskienhallinasta huolimatta tapahtumassa sattuu vaaratilanne tai onnettomuus, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus tehdä tapauksesta ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).

https://marek.tukes.fi/ilmoitus.aspx

Onnettomuus rikos yms. häiriötilanteissa viranomaiset ottavat johtovastuun yleisen taulukon mukaan ja vastaavat tiedottamisesta tapahtumajärjestäjän kanssa sovituin pelisäännöin.

• Tulipalo/onnettomuus = johtovastuu pelastusviranomaisella
• Rikos- iso järjestyshäiriö /kadonnut =johtovastuu poliisilla
• Joukkosairastuminen yms. = johtovastuu terveysviranomaisella

Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista ja muista tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa, on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaispalaveri, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot.

Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteesta riippuen tapaamiseen voivat osallistua muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat.

Ennen tapahtuman alkua järjestetään viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat intressiensä mukaisesti. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tarkastus järjestetään tapahtuma-alueella. Viranomaistarkastukselle sovitaan aika etukäteen ja siitä ilmoitetaan kaikille viranomaistahoille. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset elementit, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset asiat. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat asiakirjat.

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on pääsääntöisesti oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien
määrää. Turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on voitava olla yhteydessä toisiinsa esimerkiksi radiopuhelimilla. Järjestyksenvalvojien on seurattava tapahtuman kävijämäärää, jotta tilan
tai alueen suurin sallittu yleisömäärä ei pääse ylittymään. Riskialttiissa ja suurissa tapahtumissa tulee olla erillinen turvallisuuspäällikkö, joka toimii poliisi-, pelastus- ja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman. Ohjeet jaetaan jokaiselle ensiapuun osallistuvalle, tapahtuman toimijoille, järjestysmiehille ja muille tapahtuman järjestämiseen osallistuville. Tärkeintä on, että jokainen tietää, miten toimia ja kehen ottaa yhteyttä hätätilanteessa.

Järjestyksenvalvojat tulee ilmoittaa järjestyksenvalvontasuunnitelmassa osana turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa, joka tehdään yleisötilaisuusilmoituksen yhteydessä. Suunnitelmaan tulee sisällyttää järjestyksenvalvojien tarve ja määrä. Tämän lisäksi tulee selvittää, missä heitä tarvitaan eli kuinka heidät sijoitetaan alueella; valvontaa vaativia alueita ovat usein esiintymislava ja sen lähiympäristö, anniskelualue, sisäänkäynti sekä narikka. Lisäksi tapahtuman ohjelmisto tulee ottaa huomioon suunnitelmassa. Esimerkiksi pääesiintyjän esiintyessä ihmismassaa on lavan läheisyydessä paljon, jolloin erityisesti sinne tulee asettaa valvojia.

Järjestyksenvalvontasuunnitelmassa tulee käydä ilmi järjestyksenvalvojien nimet, henkilötunnukset ja järjestyksenvalvojakorttien numerot. Järjestyksenvalvojakortin saa poliisilta suorittamalla järjestyksenvalvonnan peruskoulutuksen, jonka kesto on vähintään 32 tuntia.

Tapahtumaan on myös mahdollista hakea ns. tilapäisiä järjestyksenvalvojia, joilla ei ole jv-korttia.

Tilapäisiä järjestyksenvalvojia voi olla vain osa. Suurimmalla osalla on oltava kortti. Tilapäisen järjestyksenvalvojan hyväksyntä/henkilö/tapahtuma on 32 euroa. Joten kortillisten kouluttaminen ja käyttö tulee pitkässä juoksussa halvemmaksi.

Ensiapuhenkilöstö

Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä (yli 200 hlö) tapahtumapaikalle ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Ensiapuvalmiuden taso voi tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä riippuen vaihdella yhdestä 2 – 3 hengen partiosta useisiin partioihin. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Suurissa urheilutapahtumissa tapahtumasta voidaan tarvittaessa informoida alueen ensiapua tarjoavaa sairaalaa.
Suuntaa antavasti ensiapuhenkilöstöstä voidaan sanoa seuraavasti:

• Pienen riskin tapahtuma (muutama sata henkeä), suositus ensiapuhenkilöstölle on noin 1-3 henkeä.
• Vähäisen riskin tapahtuma (alle 3000 henkeä), jonka tapahtuma-alue on helposti hallittavissa, suositus on noin 3-5 henkeä.
• Ilmeisen riskin tapahtuma (3000-10 000 henkeä), jossa on jo selkeitä riskitekijöitä, suositus ensiapuhenkilöstölle on yli 10 henkeä.
• Ensiapuhenkilöstöllä tulee olla suoritettuna ensiavun tasot EA1 ja EA2.

Vakuutukset

Viranomaisille toimitettavat luvat ja ilmoitukset eivät poista tapahtumajärjestäjän vastuuta mahdollisista onnettomuuksista. Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu säilyy aina tapahtuman järjestäjällä. On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.

Tapaturmavakuutus
Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, laki määrää hankkimaan jokaiselle työntekijälle tapaturmavakuutuksen. Tapahtumajärjestäjä on vastuussa vapaaehtoisten
turvallisuudesta. Tarkasta oman tapahtumasi osalta, millainen vakuutusturva on riittävä.

Vastuuvakuutus
Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolisia kohdanneista henkilö- tai esinevahingoista. Vastuuvakuutus ei korvaa tapahtuman järjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Poliisi edellyttää tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi vastuuvakuutusta.

Esineiden vakuuttaminen
Mieti, millaisia esineitä tapahtumassasi on, ja kenen vastuulla niiden vakuuttaminen on. Muista sopia kunkin arvo- esineen vastuusta erikseen. Esimerkiksi instrumentit ja äänentoistovälineet ovat tavallisia monissa tapahtumissa ja voivat olla arvokkaita. Taideteoksia koskevat omat säännöksensä.

RPAS toiminta (Remotly Piloted Aircraft System) eli Drone-lennokit

Drone-lennokin on täytettävä ilmailumääräykset. Dronen pitää väistää oikeita ilma aluksia, kuten pelastushelikopteria ja viranomaisten omaa RPAS toimintaa. Droneen on myös oltava jatkuvasti näköyhteys (kamerayhteys ei riitä). Ennen kuin hyväksyt tapahtumassasi mitään drone-lentoja, selvitä lennätyskorkeus ja selvitä, mitä tapahtuu, jos signaali droneen katkeaa. Kaikki dronet eivät osaa palata itse lähtöpaikkaan vaan putoavat, jos signaali katkeaa. Tästä seuraa ilmeinen loukkaantumisriski.
Iso osa Mikkelin kantakaupunkia on rajoitettua aluetta, joten varmistathan ennakkoon oheisesta linkistä missä dronea saa lennättää.

Tutustu turvalliseen dronen lennättämiseen ja rekisteröidy droneoperaattoriksi: https://droneinfo.fi/fi/

Aluekartta

Tapahtumapaikasta piirretään kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen aluekartta. Huomioithan julkaistavassa kartassa julkaisuoikeudet julkaistaessa. Karttapohjina voi käyttää Mikkelin kaupungin avoimia karttoja tai netistä löytyviä karttapalveluita. Joskus ilma-/satelliittikuva voi selventää asian parhaiten.
Karttaa laatiessa kannattaa huomioida myös meluasiat, esimerkiksi esiintymislavan suuntaaminen. Samalla kannattaa myös kartoittaa lähiympäristön rakennukset, jotta voi tiedottaa niitä mahdollisesta melusta tai liikennejärjestelyistä. Tarkka aluekartta on tarkoitettu tapahtuman tuotantotiimille, vapaaehtoisille, alihankkijoille ja viranomaisille. Mikäli alueesta halutaan laatia yleisölle/osallistujille kartta, siitä voidaan tehdä yksinkertaisempi.

Suunnitelmiin ja etenkin karttoihin tulee isommissa tapahtumissa merkitä valmiiksi 1-2 noutopistettä ja/tai erillinen viranomaisparkki tai jopa kortteli, mikäli viranomaiset ovat paikalla koko tapahtuman ajan. Selkeä paikka, mistä ensihoito ja poliisi voi noutaa kohdehenkilön -> selkeyttää toimintaa.

https://www.maanmittauslaitos.fi/asioi-verkossa/karttapaikka

http://kartta.paikkatietoikkuna.fi

Saapuminen ja liikkuminen tapahtuma-alueella

Mikkelissä järjestettäviin tapahtumiin saapuminen on helppoa, sillä kaupunkiin pääsee junalla, bussilla sekä lentokoneella. Kattavan paikallisliikenneverkoston ansioista kaupungin sisällä liikkuminen onnistuu helposti julkisilla kulkuneuvoilla. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä miettiä, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle ja tulevatko odotetut kävijät kaupungin sisältä, muualta Suomesta vai ulkomailta. Kävijöitä kannattaa tiedottaa erilaisista kulkumahdollisuuksista. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäämällä tietoa liikenneyhteyksistä ja aikatauluista tapahtuman nettisivuille. Tapahtumaan kannattaa harkita myös pyörä- ja/tai vaunuparkkeja. Julkinen ja kevyt liikenne ovat huomattavasti ympäristöystävällisempiä vaihtoehtoja kuin yksityisautoilu, ja sen vuoksi kävijöitä kannattaa kannustaa saapumaan paikalle pyörällä, jalkaisin tai julkisilla liikennevälineillä. Julkisen liikenteen käyttöön voi kannustaa esimerkiksi integroimalla kaupunkiliikennelipun tapahtuman pääsylippuun tai vaikkapa järjestämällä sukkulabusseja tai tilatakseja tapahtumapaikan ja keskustan välille. Erikoisjärjestelyistä ja niiden kustannuksista voi konsultoida liikennöitsijöitä ja taksiyrittäjiä.

Mikäli tapahtuman luonteesta johtuen osa ihmisistä saapuu paikalle yksityisautoilla, järjestäjän pitää suunnitella tarkasti autojen kulkureitit ja paikoitusalueet. Varsinkin viikonloppu- ja kesätapahtumia varten kannattaa tiedustella julkisten laitosten ja koulujen parkkipaikkoja tapahtumien käyttöön. Mahdollisen tapahtumapaikan kartoitusvaiheessa, tulee katsoa P-alueen käyttö yksityiskohtaisesti

Koulut ja päiväkodit hallinnoi pääsääntöisesti ko. alueita/tolppapaikkoja. Alueet on merkitty liikennemerkein. Kouluihin ja päiväkoteihin voi olla suoraan yhteydessä parkkialueista.

Kaupungin omistamien kiinteistöjen yhteydessä olevien P-alueiden osalta voi ottaa yhteyttä:

Vuokraus ja käyttöpalvelut
sähköposti: vuokraus(at)mikkeli.fi
Raatihuoneenkatu 8-10
50100 Mikkeli

palvelujohtaja
Linda Asikainen
puh. 040 129 4914

palvelukoordinaattori
Minna Rautio
puh. 044 794 2180

Vuokraus ja tilaesittelyt:
Yhteydenotot: vuokraus@mikkeli.fi

Laskutusasiat:

toimistosihteeri
Toni Tikkanen
puh. 040 129 4576

Tapahtumat ja torin käyttölupapalvelut:

sähköposti: tori@mikkeli.fi

Muista huomioida riittävä määrä hieman suurempia esteettömiä pysäköintipaikkoja mahdollisimman läheltä tapahtuma-aluetta tasaisesta maastosta. Kaupungin keskustassa olevissa tai erityisen suurissa tapahtumissa yksityisautolla saapuminen on yleensä mahdotonta, mutta tapahtumajärjestäjä tarvitsee luultavasti paikoitusta järjestämiseen liittyville autoille.

WC-tilat

Yleisöä varten tapahtumapaikalle on hankittava riittävästi wc-tiloja käsienpesupisteineen. Tapahtumakäyttöön tarkoitetuissa sisätiloissa on usein riittävä määrä wc-tiloja, mutta joskus kapasiteettia voi olla tarpeen täydentää esimerkiksi siirrettävillä wc:illä tai lähikohteiden wc:illä. Ulkotapahtumissa käytetään usein niin sanottuja bajamajoja, jotka eivät vaadi kytkentää puhtaaseen veteen tai viemäriin vaan toimivat säilön avulla. Saatavilla on myös ekologisia kuivakäymälöitä sekä veteen ja viemäriin kytkettäviä wc-vaunuja tai -kontteja. Huomaa, että hulevesiviemärit eivät missään tapauksessa sovellu wc-viemäreiksi! Tarkista paikan omistajalta viemäröinti- ja vesitilanne hyvissä ajoin. Säiliöllisten wc:iden kanssa muista, että pitemmässä tapahtumassa saattaa tarvita tyhjentää säiliöt välillä. Wc:iden toimittaja osaa neuvoa aiheessa. Pienissä ulkotapahtumissa, joissa ei ole anniskelua tai ruokatarjoilua, voi tiedustella mahdollisuutta käyttää jonkin läheisen kiinteistön wc-tiloja. Tällöin kannattaa varautua pitämään yksi järjestyksenvalvoja valvomassa kiinteistön käyttöä. Wc-tilat on sijoiteltava tarkoituksenmukaisesti ja alueelle on pystytettävä opasteita niiden sijainnista. Valviran ohjeiden mukaan kuivakäymälät on sijoitettava tiiviille alustalle siten, ettei käymälästä aiheudu hajun, talousveden tai maaperän likaantumisen vuoksi terveyshaittaa. Lisäksi käymälässä tulee olla riittävä ilmanvaihto, jonka tulee olla järjestetty siten, että hajun leviäminen muihin tiloihin estyy. Wc-tilojen yhteydessä on oltava myös käsienpesumahdollisuus. Jos pesumahdollisuutta ei pystytä järjestämään esimerkiksi vesipisteen puuttumisen takia, voidaan korvaavana keinona käyttää desinfioivia nesteitä tai kosteuspyyhkeitä.
Muista sijoittaa wc-tilojen yhteyteen myös roska-astioita.

WC kapasiteetti

Wc-tiloja on oltava sekä naisille että miehille ja myös liikuntaesteiset on huomioitava. Monissa tapahtumissa kannattaa lisäksi ottaa käyttöön muutama unisex-wc. Miesten käymälöistä voidaan puolet korvata vastaavalla määrällä urinaaleja. Suunnitellessasi wc-kapasiteetteja mieti yleisösi koostumusta. Yleensä naisten tai unisex-wc-tiloja tarvitaan enemmän kuin miesten wc-tiloja. Mieti myös, tarvitaanko tapahtumassasi pottaa, hoitopöytää, wc-istuimen pienentäjää tai muita lapsille soveltuvia saniteettivarusteita. Valviralla on suuntaa-antavat ohjeet wc-kapasiteetin mitoitukseen. Myös siirrettäviä wc-tiloja vuokraavat yritykset osaavat neuvoa mitoituksessa. Tilaisuuden luonteesta riippuen voidaan wc-tilojen kokonaismäärästä poiketa, jos esimerkiksi tapahtuma-aika on lyhyt tai tapahtuma-alueen läheisyydessä on yleisiä käymälöitä.
Käymälöiden määrää tulee vastaavasti lisätä jos tapahtuma kestää yli viisi tuntia tai jos tilaisuudessa on anniskelua. Alla oleva taulukko on hyvin suuntaa-antava.

Anniskelualue

Pääsääntöisesti tapahtuman anniskelualue on rajattava ja merkittävä selkeästi muusta alueesta selkeästi (esim. aidoilla). Alue voi sijaita niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa, mutta anniskelualuetta ei saa kuitenkaan sijoittaa esiintymislavan edustalle tai poistumisreiteille. Nykyään on kuitenkin tietyin kriteerein mahdollista pitää koko tapahtuma-aluetta anniskelualueena, mikäli koko tapahtuma-alueelle on pääsy kielletty alaikäisiltä. Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden. Anniskelualueen sisäänkäynti tulee sijoittaa niin, että mahdollinen jono ei haittaa muiden kävijöiden liikkumista. Ostavien jono voidaan rajata anniskelupisteestä poistuvien kulkuväylästä esim. aidalla, jolloin mahdollisilta järjestyshäiriöiltä vältytään.

Lue lisää anniskelusta: https://avi.fi/asioi/henkiloasiakas/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset/alkoholi-ja-anniskelu/anniskelulupa

Tupakointi

Ulkotapahtumissa tupakointi on kielletty katoksissa, katsomoissa ja muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan, esimerkiksi esiintymislavan edustalla. Sisätiloissa tupakointi on kielletty lukuun ottamatta tupakointiin hyväksyttyjä tiloja.
Kielto koskee myös esimerkiksi sähkösavukkeen ja vesipiipun käyttöä. Tapahtuma-alueelta voidaan rajata erillinen tupakointiin tarkoitettu alue, kunhan tupakansavu ei pääse kulkeutumaan tupakointikielto-alueelle tai sisätiloihin. Tapahtumajärjestäjän on merkittävä tupakointikieltoalue ja tupakointialue sekä valvottava tupakointikiellon noudattamista esimerkiksi ohjeistamalla järjestysmiehet tarkkailemaan tilannetta.

Tupakkalaki ulkoalueilla järjestettävissä yleisötilaisuuksissa: https://www.valvira.fi/documents/14444/238478/Tupakkalaki_ulkoalueilla_jarjestettavissa_yleisotilaisuuksissa.pdf/5b2dc995-1932-4689-8f90-0a5ba670d518

Eläimet

Tukesin suosituksen mukaan eläimille pitää tapahtumissa laatia omat kulkureitit. Eläinten pitäminen omilla kulkureiteillä sekä tilaisuuden ajan esimerkiksi aitauksissa edistää hygieniaa, vähentää allergioita sekä edistää turvallisuutta.

Lemmikinomistajan tulee itse arvioida tapahtuman luonteeseen liittyen voiko lemmikkieläimen turvallisesti viedä tapahtuma-alueelle.

Esteettömyys

Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta merkittävästi. Se on välttämätön edellytys monien osallistumiselle, mutta samalla se näkyy kaikille viihtyisämpänä, sujuvampana ja turvallisempana tapahtumana.

Esteettömyyden huomioimista edellyttää myös laki: vapaa-ajan palveluiden pitää lain
mukaan olla yhdenvertaisia. Jos tämä edellytys ei täyty, sillä voi olla juridisia seuraamuksia.

Tunnetuin esteettömyyden ulottuvuus lienee fyysinen esteettömyys, jota edistävät muun muassa hissit ja luiskat, inva-wc ja automaattisesti avautuvat ovet. Sen lisäksi esteettömyys on ratkaisujen ajattelemista toimivuuden näkökulmasta ja ihmisten kuuntelemista. Esteettömyys on jatkuva prosessi.
Kun suuret perusasiat ovat kunnossa, pienempien yksityiskohtien viilaaminen on helpompaa.
Esteettömyys toteutuu parhaiten, kun se otetaan huomioon kaikissa tapahtuman suunnittelun, toteutuksen ja jälkiarvioinnin vaiheissa. Esteettömyyssuunnittelussa kannattaa käyttää asiantuntija-apua, jota tarjoavat muun muassa esteettömyysasiamiehet, vammaisneuvoston esteettömyystyöryhmä, Invalidiliiton Esteettömyyskeskus ESKE ja vammaisjärjestöt. Kaikki esteettömyysratkaisut on hyvä testauttaa käyttäjillä ennen tapahtuman alkua.

Invalidiliiton esteettömän tapahtuman tarkastuslista: https://drive.google.com/file/d/1aPqZql0jaQx18MB39oXqyaI4Yx927QwW/edit

Paikka
Valitse paikka, joka on valmiiksi esteetön. Suhtaudu paikkojen omiin esteettömyysarvioihin kriittisesti. Parasta on käydä itse tarkistamassa kohde – mieluiten asiantuntijan kanssa.
Asiantuntija voi olla esimerkiksi kaupungin vammais- ja esteettömyysasiamies, vammaisjärjestön työntekijä tai vapaaehtoistyöntekijä. Kysy paikan ylläpitäjiltä tai omistajilta mahdollisimman varhain, mitä esteettömyysjärjestelyjä heidän puolestaan on mahdollista tehdä.

Tiedotus
Tapahtuman esteettömyys alkaa jo tiedottamisesta. Kaikessa tiedottamisessa korostuu ymmärrettävyys. Viesti tavoittaa laajemman joukon ihmisiä, kun se välitetään monella tavalla. Tekstissä fontin koko on vähintään 12. Suosi kaikessa aineistossa selkeitä kontrasteja. Vältä kuvan päälle sijoitettua tekstiä. Tarpeen mukaan voit tuottaa aineistoa myös selkokielellä. Nykyteknologian ansiosta verkkoviestinnässä voi käyttää helposti myös viittomakielisiä videoita. Videoissa on hyvä huomioida myös tekstitys. Noudata verkkosivujen esteettömyysohjeita, jotta tieto tavoittaa kaikki käyttäjät. Tiedotusmateriaalissa on hyvä olla tieto siitä, keneltä saa lisätietoja esteettömyydestä.

Opastus
Asianmukainen opastus auttaa hahmottamaan tapahtumapaikan ja löytämään etsimänsä. Opastus alkaa jo paljon ennen ulko-ovea. Hyvässä opasteessa tekstit ja kuviot ovat riittävän suuria ja värikontrastit selkeitä. Opastekstejä on hyvä täydentää ääniopasteilla, hyvällä valaistuksella ja kuvasymboleilla. Huomioi opasteiden sijoittelussa myös istumakorkeudella olevat. Sijoita kaikille sisäänkäynneille selkeä tapahtuma-alueen kartta, jossa näkyy myös esteettömyys. Suuren tapahtuman kohdalla voi olla järkevää koostaa erillinen tietopaketti tapahtuman esteettömyydestä, mutta yleisesti on suositeltavaa, että esteettömyystieto löytyy samoista esitteistä kuin muutkin tapahtumaan liittyvät tiedot. Huolehdi, että koko henkilökunta osaa tarvittaessa vastata esteettömyyteen liittyviin kysymyksiin.

Sisäänkäynti
Tapahtuman kaikkien sisäänkäyntien läheisyyteen varataan riittävästi ISA-tunnuksella merkittyjä, esteettömiä pysäköintipaikkoja sekä tilaa saattoliikenteelle. Huomaa, että invataksit vaativat enemmän tilaa kuin henkilöautot. Pysäköinti- ja saattoliikennealueelta sisäänkäynnille täytyy päästä esteettömästi.
Talviaikaan on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että väylällä ei ole liikaa lunta ja hiekoitussoraa liikkumista estämässä. Sisäänkäynnin edessä täytyy olla tilaa kääntyä pyörätuolilla, joten älä aseta esimerkiksi mainoskylttejä oven eteen. Sama pätee tuulikaappiin. Esteettömän ulko-oven vapaa leveys on vähintään 850 mm. Oven avaamista helpottaa automatiikka, joka voi toimia joko painikkeella tai liiketunnistimella. Itse avattavan oven tulee avautua kevyesti. Kynnyksen korkeus voi olla enintään 20 mm. Korkeampaan kynnykseen tarvitaan loiva luiska.

Vaatesäilytys
Mikäli vaatesäilytys toimii itsepalveluna, osa naulakoista on syytä sijoittaa alemmas.

Palvelutiskit
Palvelutiskien, kojujen ja muiden asiointipisteiden on hyvä sijaita tasaisella paikalla maan tasalla niin että niiden luo pääsee helposti. Tiskin korkeudessa on hyvä huomioida myös istuvat ja lyhyet asiakkaat. Mikäli tiskillä on tarkoitus pysähtyä pidempään, varaa sille tuoleja. Induktiosilmukka helpottaa kommunikointia asiakkaiden kanssa. Valaise tiskit erityisen hyvin.

Tasoerot
Tasoerot ovat yksi merkittävimmistä ja yleisimmistä fyysisistä esteistä. Portaiden turvallisuutta lisäävät hyvä valaistus, tukeva käsijohde ja korkeuseron havainnollistava värikontrasti. Pyörätuolin käyttäjälle yksikin kynnys tai porras voi olla ylitsepääsemätön este. Kantaminen ei ole turvallista eikä kaikissa tapauksissa edes mahdollista, joten se ei sovellu esteettömyysratkaisuksi. Tasoerojen esteettömyys ratkaistaan luiskalla, tasonostimella tai hissillä. Luiska on sopiva ratkaisu vähäisissä tasoeroissa. Sen on oltava riittävän loiva, tukeva ja luistamaton. Pitkän luiskan varrella on oltava levähdystasanteita. Korkeampiin tasoeroihin tarvitaan hissi tai muu tasonostin. Tarkista hissin toimivuus ennen tapahtuman alkua.

Lava
Usein unohdetaan esiintymislavan esteettömyys. Aidosti esteettömässä tapahtumassa myös näyttämö on esteetön esiintyjille.

Esitykset
Kuvailutulkkaus on keino välittää esitys niille, jotka eivät sitä näe. Suomenkielinen tekstitys helpottaa esityksen seuraamista ja on suorastaan välttämätön kuulovammaisille. Se ei kuitenkaan korvaa viittomakielistä tulkkausta, sillä suomi on viittomakieliselle vieras kieli. Tarkista esityksen äänentoisto ja induktiosilmukan toimivuus.

Katsomo
Etenkin isommissa paikoissa on hyvä varata eri puolilla katsomoa joitakin pyörätuolipaikkoja. Sijoita ne paikkoihin, joihin on helppo päästä ja joista on hyvä näkyvyys. Pyörätuolinkäyttäjiä ei kuitenkaan sovi eristää muista katsojista, vaan pyörätuolipaikka on luonteva osa muuta katsomoa. Mikäli induktiojärjestelmä ulottuu vain osaan katsomoa, merkitse alue selvästi ja kerro asiasta jo lipunmyyntivaiheessa.

WC- ja muut hygieniatilat
Tarkista, että tapahtumapaikalla on kävijämäärään nähden riittävästi wc-tiloja. Wc-opasteissa on hyvä käyttää tekstin lisäksi kuvasymboleita. Inva-wc merkitään ISA-tunnuksella. Inva-wc on mitoitukseltaan tavallista väljempi, koska siellä pitää mahtua liikkumaan isollakin pyörätuolilla ja tarvittaessa myös
avustajan kanssa. Inva-wc on sukupuolineutraali, jotta sitä voi käyttää myös eri sukupuolta olevan avustajan kanssa. Inva-wc:tä ei saa käyttää varastona. Huomioi tilan tarve myös suihku- ja pesuhuonetiloissa.

Kalusteet
Kalusteet sijoitetaan väljästi niin, että alueella on tilaa liikkua. Mikäli tapahtuma-alue on laaja, levähdyspaikkoja on hyvä olla niin tiheästi, ettei kävelymatkasta tule uuvuttava. Valitse tukevia kalusteita. Sama kaluste ei sovi kaikille, joten on hyvä hankkia erikorkuisia pöytiä ja tuoleja sekä ainakin muutamia käsinojallisia tuoleja. Pöydän alla tulee olla vapaata tilaa niin, että pyörätuolillakin mahtuu sen alle.

Avustaminen
Tarjoa apua tarpeen mukaan, mutta älä tyrkytä sitä. Jokainen osaa itse päättää, koska tarvitsee apua. Osa vammaisista henkilöistä tulee tapahtumaan avustajan kanssa. Avustajan tulisi päästä vammaisen henkilön kanssa tapahtumaan maksuttomasti, koska ilman avustajaa osallistuminen voi olla mahdotonta. Merkitse tapahtuman tiedotusmateriaaliin ja verkkoon selvästi, mitä lippuja tai lipputyyppejä avustajan maksuttomuus koskee. Vammaiselta henkilöltä ei kuitenkaan voi edellyttää avustajan mukana oloa. Varaudu siihen, että henkilökunnan apua tarvitaan. Henkilökunnalta pyydettävä apu on yleensä pienimuotoista, eikä siihen kulu kovinkaan paljon aikaa. Kysymys saattaa olla esimerkiksi ruoan kantamisesta pöytään tai takin pukemisesta. Varteenotettava mahdollisuus on pestata tapahtumaan yleisavustajia. Esimerkiksi lähihoitajaopiskelijoille yleisavustajan tehtävä voi olla erinomainen tilaisuus saada tuntumaa tulevaan asiakaskuntaan. Muista aina kuunnella autettavaa henkilöä, hän on oman avustamisensa paras asiantuntija.

Sähkö

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan useimmiten sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, varsinkin jos kyseessä on ulkotila, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta.
Kaupungin maa-alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä sähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähkö tapahtumalle. Tiedustele sähköpisteiden käytöstä ensisijaisesti tapahtumapaikan vuokraajalta.

Tapahtumanjärjestäjän on ensin hyvä selvittää Mikkelin kaupungin kanssa, onko hänen mahdollista hyödyntää kaupungin omia vakiintuneita tilapäissähkön syöttöpisteitä.

Jos tapahtuman poikkeavan sijainnin vuoksi on tarvetta rakennuttaa väliaikainen uusi syöttöpiste ESE-Tekniikka Oy:n tai ESE-Verkko Oy:n toimesta, tulee tapahtumanjärjestäjän olla yhteydessä ESE-Tekniikkaan 2-3 viikkoa etukäteen. Yhteydenottoon tulee sisällyttää tehontarve, ESE-Tekniikan yhteystietona on sähköpostiosoite esetekniikka@ese.fi.

Tilapäisen sähköliittymän asemesta tai ohella erityisen vaikeissa kohteissa voidaan käyttää myös aggregaattia. Pohdi etukäteen, mihin tapahtumassasi tarvitaan sähköä, ja tee lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan varata tarpeeksi sähköä.

Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen. Sähkölaitteet on suojattava sateelta ja ilkivallalta. Sähköjohdot on pidettävä poissa kulkuväyliltä ja tarvittaessa suojattava yliajosuojilla. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen.

VESI

Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Lisäksi maksullista tai ilmaista vesitarjoilua kannattaa harkita kaikissa liikunta- ja urheilutapahtumissa sekä kuumina päivinä.
Samoin kuin sähkön kohdalla, veden saatavuutta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta. Esimerkiksi kaikilla kaupungin yleisillä alueilla vettä ei ole saatavilla: torilta löytyy vesipiste, mutta puistoissa pisteitä ei aina ole. Vesipisteen käytöstä torilla on sovittava torivalvojien kanssa. Jos vesipiste puuttuu, vesi on tuotava paikalle.

Joissakin tapauksissa väliaikainen vesipiste voidaan järjestää palopostista/ palovesiasemasta. Tiedustele mahdollisuutta hyvissä ajoin Mikkelin vesilaitokselta.

Jos tapahtumassa syntyy jätevettä, on varmistettava, että se johdetaan jätevesiverkkoon tai muuten käsitellään asianmukaisesti. Hulevesiviemäri ei sovellu jätevedelle. Hulevesiviemäriin menevä vesi siirtyy sellaisenaan suoraan vesistöön.

Rakenteet

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia rakenteita, esimerkiksi lavoja, telttoja, katoksia, aitoja, käymälöitä, penkkejä ja pöytiä. Suuremmissa tapahtumissa lava on esiintyjien näkyvyyden takaamiseksi välttämätön, mutta pienemmissäkin tapahtumissa esiintymislava tuo esiintyjät paremmin esille. Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä.

Lupaa tai ilmoitusta vaativien rakenteiden pystyttämiseen tulee hakea lupa riittävän ajoissa rakennusvalvontaviranomaiselta, ennen suunniteltua tapahtumaa ja rakenteiden käyttöönottoa. Lupa haetaan www.lupapiste.fi sähköisen asioinnin kautta. Liitteenä tulee olla alueen vuokrasopimus, asemapiirustus alueesta ja rakenteiden sijoituspaikasta mittoineen sekä suunnitelmat haettavista rakenteista.

Viranomaisen suorittamaan naapureiden kuulemiseen tulee varata aikaa vähintään kaksi viikkoa. Suunnitellut työt saadaan aloittaa, kun päätös on lainvoimainen. Viranhaltijapäätöksissä valitusaika 14 vrk, jonka jälkeen työt saa aloittaa, ellei päätökseen ole haettu muutosta. Lupapäätöksestä ilmenee muut lupaehdot, jotka tulee huomioida ennen käyttöönottoa tai käytön aikana.

Muista tapahtuman järjestäjän vastuu

Tapahtuman järjestäjä vastaa aina teltta- ja muiden rakenteiden vakaudesta ja turvallisuudesta. Erityisesti telttarakenteiden kiinnittäminen maastoon tulee huomioida. Vuokra-alueen omistaja voi asettaa ehtoja alueen pintarakenteille, että niitä ei saa vaurioittaa. Tuulisidonnat tulee tällöin tehdä riittävillä painoratkaisuilla.

Tapahtumatekniikka

Ääni, valot, kuva ja turvallisuus. 

Usein esiintyvillä artisteilla on omia vaatimuksia tekniikan osalta, jolloin ne kannattaa selvittää hyvissä ajoin. Oikeat välineet oikeaan paikkaan. Tärkeää on kommunikoida avoimesti, jotta niin artistien vaatimukset kuin yleisön odotuksetkin tulee täytettyä.

Huonon äänenlaadun tai heikon valaistuksen kuulee ja muistaa myös yleisö, joten panostus laadukkaaseen tekniikkaan ei valu hukkaan. Myöskään turvallisuudesta ei kannata tinkiä. Usein edullisemmaksi tulee hankkia koko paketti kerralla. Tällöin tuotantoyrityksen tekninen tuotantopäällikkö vastaa kaikesta tekniikasta ja sen toimivuudesta koko tapahtuman ajan.

Tapahtumatekniikan ammattilaiset opastavat turvallisissa ja laadukkaissa ratkaisuissa niin isoissa kuin pienissä tilaisuuksissa:

Lumio Events Oy
www.lumio.fi

Niko Väisänen
+358 (0)44 535 1902
niko@lumio.fi

Palveluihimme kuuluvat:

– Tapahtumatuotanto (kokonaisvaltainen tuotanto)
– Tapahtumien brändäys ja markkinointi
– Lava & mekaniikka (esim. ripustukset, lavat ja trussirakenteet)
– Äänitekniikka
– Valotekniikka
– Videotekniikka (led-screen ja projisio)
– Ilotulitukset ja pyrotekniikka
– Tapahtumalogistiikka
– Messurakenteet ja -tekniikka sekä messujen tukipalvelut

Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet tapahtumapaikka itsessään tarjoaa roskien keräämiselle. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta. Jos tapahtumaan pitää erikseen tilata roska-astioita, niitä tulee sijoittaa ympäri aluetta sinne missä niitä eniten tarvitaan, esimerkiksi uloskäynneille, kulkureittien varrelle ja ruokakojujen läheisyyteen. Elintarvikemyynti, anniskelupisteet ja muut runsaasti jätettä tuottavat toiminnot tarvitsevat omat, yleisöroskiksia suuremmat jäteastiat.

Kaikissa yleisötapahtumissa tulee muusta yhdyskuntajätteestä erotella ainakin seuraavat hyötykäyttöön soveltuvat jätteet, jos sitä syntyy tapahtumassa: metalli, lasi, keräyskartonki, biojäte, puujäte, energiajäte, paperi ja ongelmajäte. Yleisötapahtuman järjestäjä on vastuussa hyötyjätteiden erottelua koskevasta ohjauksesta ja neuvonnasta. Yli kaksi (2) päivää kestävien tilaisuuksien jätehuollon järjestämisestä on tehtävä suunnitelma esitettäväksi kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle pyydettäessä.  

Jätteiden lajittelusta on tiedotettava toimijoita etukäteen ja lajitteluastiat on merkittävä selkeästi. Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava myös jäteastioiden tyhjennyksestä. Varsinkin jos tapahtumassa on runsaasti kävijöitä tai jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä, jäteastioita voi joutua tyhjentämään useampia kertoja päivässä. Jos tapahtumapaikalla on kiinteitä roska-astioita ja niidenkin voi olettaa täyttyvän tapahtuman aikana, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava myös niiden tyhjentämisestä. Lisätietoja tästä antaa tapahtumapaikan vuokraaja.

Roska-astioiden vuokraaja osaa neuvoa roska-astioiden määrän arvioimisessa. Hyviä neuvoja saa esimerkiksi RL-Palvelut, Lassila & Tikanoja, Metsäsairila, Jätekuljetus Tulla, Jätekukko. Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, jotta niitä ei vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille. Erillinen jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Yleisötilaisuuden järjestäjän tulee toimittaa jätehuoltosuunnitelma ympäristönsuojeluyksikköön viimeistään kuukautta ennen tapahtuman alkua.

Mikkelin kaupungin jätehuoltomääräykset: https://hallinta-mikkeli.kunta-api.fi/wp-content/uploads/2017/08/mikkelin_kaupungin_jatehuoltomaaraykset_2016_0.pdf

Mikkelin kaupungin ympäristöpalveluilta saa neuvoa ja apua ympäristöasioihin liittyen tapahtumaa järjestäessä: https://www.mikkeli.fi/sisalto/ota-yhteytta/yksikoiden-yhteystietoja/mikkelin-seudun-ymparistopalvelut/henkilokunta

RL-Palvelut Oy
Joni Hölttä
Myynti- ja markkinointikoordinaattori
joni.holtta@rl-palvelut.fi
p. +358 40 833 5609
https://www.rl-palvelut.fi/

Viihtyvyys

Siisteys on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman viihtyvyyden kannalta. Jos tapahtuma-alue on roskainen, ei tapahtuma välttämättä houkuttele tulemaan enää toista kertaa. Roskaisuus saa aikaan roskaisuutta, joten mitä siistimpänä tapahtuma-alue säilyy, sitä vähemmän roskia sinne jätetään. Taustalla on konkreettisen jätehuollon onnistumisen rinnalla myös psykologinen vaikutus: siistiä ei haluta sotkea.

Ekologisuus imagotekijänä

Ympäristöasioiden huomioiminen osoittaa vastuullisuutta ja välittämistä, ja ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla. Tapahtuma voi myös hakea Ekokompassi tapahtuma -sertifikaattia, jossa sitoudutaan pitkäjänteiseen ympäristötyöhön ja laaditaan yhdessä ympäristöohjelma konkreettisten toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Siivoaminen

Jos tapahtumapaikka on roskainen ennen tapahtumaa, ota yhteys tapahtumapaikan vuokraajaan. Tapahtumapaikkaa on siivottava myös tapahtuman aikana, jotta alue säilyy viihtyisänä.
Siivouksen sujuvuuden takia on päätettävä etukäteen, milloin tapahtumaa siivotaan ja ketkä sen tekevät. Siivousta varten voidaan perustaa myös ns. roskapartioita, joihin voidaan ottaa
vapaaehtoista talkooväkeä. Tapahtumapaikka on siivottava tapahtuman jälkeen. Jos roskia ei pystytä keräämään käsin, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava koneellisesta siivouksesta. Siivouksen suorittamisesta koneellisesti kannattaa tiedustella tapahtumapaikan vuokraajalta.

Tapahtumaa on markkinoitava niin kuin mitä tahansa muutakin tuotetta. Siksi tässä oppaassa käsitellään markkinointia vain lyhyesti. Suurin osa yleisten markkinointioppaiden tiedoista on sovellettavissa suoraan tapahtumiin.

Markkinointisuunnitelma

Tapahtuman markkinointi aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi lähdetään aina oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista. Tämän jälkeen analysoidaan markkinoinnin lähtötilanne: mikä tapahtuman tunnettuus ja maine on nyt? Sekä itse tapahtumaa että sen markkinointia voidaan tarkastella myös erilaisten valmiiden mallien, esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhat).
Kun alkutilanne on tunnistettu, asetetaan markkinoinnin tavoitteet: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mikä on markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin halutaan erityisesti panostaa? Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Valintoihin vaikuttaa
lisäksi muun muassa budjetti ja oma osaaminen.

Sisäinen tiedottaminen

Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään. Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista.

Sosiaalisen median kanavat

Lähes jokaista tapahtumaa markkinoidaan nykyään sosiaalisessa mediassa eli somessa. Somen etuja ovat edullisuus, sosiaalisuus, mahdollisuus räätälöidä erilaisia viestejä eri vastaanottajille ja nopeus. Tärkein ominaisuus on nimenomaan sosiaalisuus. Vaikka somessa voi julkaista tiedotteita ja ilmoituksia tehokkaasti, sen varsinainen vahvuus on kuitenkin olla yhteydessä tapahtumista kiinnostuneisiin ihmisiin. Yksinkertaisimmillaan yhteydenpito voi olla vastaamista viesteihin ja yksinkertaisia kysymyksiä, mutta se voi myös tarkoittaa äänestyksiä ja kilpailuja ja hankkeita, joissa yleisöllä on suuri rooli.
Jokaisen tapahtuman kannattaa nimetä some-vastaava, jonka vastuulla on olla säännöllisessä yhteydessä yleisöön somen kautta. Säännöllisyys on olennaista. Kannattaa tehdä some-suunnitelma, jossa suunnitellaan realistisesti, kuinka usein eri kanavissa kommunikoidaan. Kanavasta riippuen voidaan ajatella, että päivityksiä julkaistaan ympäri vuoden esimerkiksi kerran viikossa tiivistäen tahtia noin kertaan päivässä tapahtumaa välittömästi edeltäväksi ajaksi. Kanavissa on tässä merkittäviä eroja: esimerkiksi Twitterissä voi hyvin julkaista monta kerran päivässä myös samasta aiheesta, kun taas Facebookissa se olisi liikaa. On tärkeää varmistaa, että julkaisuissa on riittävästi säännöllisyyttä, sillä perustettu mutta päivittämätön kanava antaa huonon vaikutelman koko tapahtumasta. Jos some-päivittäjä on esimerkiksi jäämässä lomalle, hän voi ennen lomaansa laatia ajastettuja julkaisuja, jotka tulevat itsellään
julki ennalta määriteltyyn aikaan. Tässäkin tilanteessa on kuitenkin hyvä, jos joku voi toimia varahenkilönä siltä varalta, että someen tulee kysymyksiä yleisöltä, kommentointi vaatii moderointia tai jotakin odottamatonta tapahtuu (merkittävät turvallisuusuhkat, tapahtuman esiintyjän sairastuminen/kuolema jne).

Tiedote

Tiedote on perinteinen mutta edelleen toimiva tapa kertoa tapahtumasta medialle. Tiedote laaditaan artikkelin tyyliseksi, jolloin se on mahdollista julkaista sellaisenaan. Tiedotteeseen kannattaa aina liittää kuva tai linkki videoon.
Mieti kirjoittaessasi, kenen haluat lukevan uutisesi. Media pitää saada kiinnostumaan tiedotteesta, mutta sen varsinainen kohderyhmä on median lukijat. Mieti, mikä kohderyhmääsi eli lukijaa eniten kiinnostaa ja miten voit kertoa asiastasi mahdollisimman yksinkertaisesti. Eri medioita varten voidaan laatia erilliset tiedotteet. Kaupunki- ja paikallislehteä tai -radiota kiinnostaa nimenomaan Mikkelin näkökulma, kansallisia medioita laajempi näkökulma ja erikoismedioita niiden alaan liittyvä näkökulma. Jos tapahtumasta saadaan jotain kiinnostavaa, erikoista av-materiaalia, sitä voi tarjota uutisten loppukevennykseen.

Printti, digi ja radio

Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Varsinkin sanomalehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Ilmaisjakelulehdet saavuttavat usein laajan yleisön, joskin niistä saatetaan lukea vain muutamia sivuja. Aikakausilehdet puolestaan luetaan usein tarkemmin, mutta ne ilmestyvät harvemmin – pitää miettiä, miten motivoida ihminen ostamaan lippu tai tekemään päätös tapahtumaan osallistumisesta viikkoja tai kuukausia ennen tapahtumaa.
Joistakin lehdistä on netissä näköisversio, toisilla on suppeammat nettisivut. Nettiversioiden käyttäjäprofiili voi olla eri kuin painetulla lehdellä. Kannattaa selvittää, halutaanko oman ilmoituksen näkyvän jossakin muodossa myös nettiversioissa. Mikkelissä ja lähiseudulla suosittuja sanoma- ja ilmaisjakelulehtiä ovat muun muassa Länsi-Savo, Kaupunkilehti, Ristiinalainen, Haukivuoren seutu, Kangasniemen kunnallislehti, Pitäjän uutiset, Hirvensalmen sanomat, Puumalan lehti, Juvan lehti, Pieksämäen lehti ja Itä-Savo.

Lehtien yhteystiedot löydät paikalliset tekijät -sivulta.

Radiossa ja televisiossa mainostaminen tarjoaa mahdollisuuden tuoda äänen ja kuvan avulla oma tapahtuma suuren yleisön tietoisuuteen.

Radio on massamedia jolla tavoitetaan suuri yleisö. Radio on myös päiväajan käytetyin media. Radiomainonnan ostaminen, suunnittelu ja tuottaminen on nopeaa, ja mainostajan on helppo optimoida radion kautta mediaratkaisujaan markkinatilanteeseensa sopivaksi nopeastikin. Mainontaa on mahdollista kohdentaa perinteiseen fm-radioon, tai digitaalisen audion kanaviin kuten nettiradioihin ja podcasteihin.

Radiossa kuten muissakin medioissa kannattaa panostaa tuotantoon jotta saavutetaan hyvä mainonnan huomioarvo.”

Bauer Media
TONI ROUVINEN
Myyntipäällikkö
+358 44 590 2564
toni.rouvinen@bauermedia.fi

BAUER MEDIA OY
HUB Otonkulma
Maaherrankatu 14
50100 MIKKELI

www.bauermedia.fi

Ulkomainonta

Ulkomainonnan tarkoitus on tavoittaa kaupungissa liikkuvat ihmiset. Sillä saavutetaankin siten laaja joukko erilaisia ihmisiä, muun muassa niitä, jotka eivät seuraa sosiaalista tai muuta mediaa. Erilaisia ulkomainosmuotoja ovat muun muassa banderollit, mainostaulut, tapahtumailmoitustaulut, diginäytöt ja bussit sekä bussipysäkit.

Banderollit

Mainospuu toimittaa tilauksesta erikokoisia banderolleja sekä hallinnoi ja myy kadunvarsimainoksia Mikkelissä.

Mainostaulut
Eri toimijat vuokraavat suuria mainostauluja, joita on esimerkiksi katujen varsilla, ostoskeskuksissa, bussipysäkeillä, asemilla, pysäköintihalleissa ja pyörivissä pilareissa.

Tapahtumailmoitustaulut
Mikkelin keskustan alueella on yhteensä kymmenen tapahtumien mainostamiseen tarkoitettua maksutonta tapahtumailmoitustaulua. Nämä ilmoitustaulut ovat Mikkelin kaupungin sijoittamia virallisia ilmoitustauluja. Julisteita tai muita mainoksia ei ole sallittua kiinnittää muualle ilman erillistä lupaa.

Digi- ja medianäytöt
Painetuille julisteille tarkoitettujen paikkojen lisäksi Mikkelin kaupungissa on digitaalisia näyttöjä, joille mainosmateriaali toimitetaan digitaalisessa muodossa. Tässä on se etu, että tapahtumajärjestäjän ei tarvitse maksaa aineiston painatuksesta. Lisäksi monet näistä näytöistä mahdollistavat myös liikkuvan kuvan käyttämisen.

Bussit ja muut liikennevälineet
Osassa Mikkelin joukkoliikenteen busseja on sisällä diginäytöt, joilla voi olla liikkumaton tai lyhyt liikkuva kuva. Joissakin busseissa on sisällä muitakin mainospaikkoja. Bussien sisätilojen ohella on mahdollista mainostaa bussin ulkoseinissä. Tavallisimmin käytetään bussin seinään tehtävää teippausta, mutta osassa busseja voidaan teipata myös lähes koko perä ja käyttää jopa kolmiulotteisia elementtejä.
Mikkelissä liikennöi Soisalon liikenne. Harvinaisempia liikennevälineitä ulkomainoskäyttöön ovat taksit, kaupunkijunat, polkupyörät ja promoautot.

Julisteet ja flyerit
Julisteita ja flyereita voi laittaa muun muassa Mikkelin kaupungin virallisille ilmoitustauluille ja luvan pyytämällä kirjastoihin, kauppoihin, ravintoloihin, kahviloihin sekä urheilu- ja harrastustiloihin. Paikkojen kanssa voi olla hyvinkin luova, mutta kannattaa muistaa, että julisteita ei yleensä saa kiinnittää ilman lupaa ja maassa pyörivät ei-kiinnostuneille jaetut flyerit vain roskaavat ja menevät hukkaan.

Sissimarkkinointi

Tapahtuman mainostamisen ei tarvitse rajoittua tuttuihin kanaviin. Elämykselliset tempaukset jäävät mieleen ja herättävät tunteita. Kesäistä tapahtumaa voidaan esimerkiksi mainostaa järjestämällä alkukeväällä pieni esitapahtuma. Kauempana keskustasta (Anttola, Ristiina, Haukivuori, Otava) järjestettävää tapahtumaa voidaan mainostaa järjestämällä samaan aikaan pienimuotoinen tapahtuma ydinkeskustassa. Kauppakeskuksissa ja kadulla toteutettaviin tempauksiin tarvitaan pääsääntöisesti lupa.

Kriisiviestintä

Yksikään tapahtuma ei ole riskitön, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi joissain olosuhteissa pelastaa
jopa ihmishenkiä. Vähintään se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.
Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä se, mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, ei-akuutti erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Ei-akuuteissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten. Kriisi voi olla luonteeltaan myös sisäinen. Tapahtuman taloudellinen menestys voi esimerkiksi jäädä selvästi alle toivotun, mikä saattaa vaikuttaa tapahtuman parissa työskennelleiden työsuhteisiin tai järjestävän organisaation muuhun
talouteen. Myös näissä tapauksissa ylimmän johdon on kerrottava tilanteesta ja haettava ratkaisumalleja. Asianmukaisesti hoidetut vakuutukset varmistavat yleensä sen, että palkat ja merkittävät taloudelliset vastuut saadaan hoidetuksi.

Lipunmyynti

Huolellisesti suunnitellulla ja markkinoidulla ennakkomyynnillä turvataan tapahtuman järjestäminen. Ennakkomyynnin avulla tapahtumatoimijan on mahdollista kattaa tapahtuman järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia jo ennen tapahtumaa sekä arvioida paremmin menekkiä. Ennakkomyyntiin tulisikin panostaa, sillä se vähentää painetta sekä henkilöstön tarvetta lipunmyynnissä tapahtuman aikana. Ennakkolipun ostaneista jää asiakasrekisteri, jota voidaan hyödyntää markkinointiluvan antaneiden asiakkaiden suhteen tapahtuman viestinnässä ennen, aikana sekä jälkeen.

TAPAHTUMIEN VÄLINEN MARKKINOINTIYHTEISTYÖ

Tapahtumatuottajien ja samaan ajankohtaan tai teemaan osuvien tapahtumien kannattaa aina tehdä yhteistyötä markkinoinnissa, viestinnässä ja myynnissä. Niin tapahtumamarkkinoinnissa kuin kaikessa muussakin markkinoinnissa toiminnan tavat ja mahdollisuudet ovat pirstaloituneet ja monipuolistuneet voimakkaasti viimeisen vuosikymmenen aikana. Tämä tarkoittaa toisaalta kustannustehokkuutta ja helpompaa kampanjan kohdistamista juuri omalle kohderyhmälle uusissa mediakanavissa (Googlen työkalut, Facebook, Instagram, TikTok ja muu digimarkkinointi). Toisaalta monet perinteisemmän median kanavat (radio, lehdet) ovat jääneet hieman kehityksen jalkoihin ja mainostajien valtavirran siirtyessä enenevässä määrin uusiin kanaviin ovat perinteiset mediat pitäneet markkinoinnin kustannukset lähes entisellään. Samaan aikaan kuluttajien käyttäytyminen ja suuntautuminen on eriytynyt useampaan eri sisältöjä tarjoavaan kanavaan.

Tapahtumamarkkinoinnissa edellä kuvattu kehitys on tarkoittanut sitä, että tapahtumien pitäisi olla näkyvillä useammassa markkinointikanavassa kuin aiemmin. Tämä taas lisää painetta yksittäisen tapahtuman ja tapahtumatuottajan budjetissa markkinoinnin osalta. Kaikkein järkevintä nykyään olisi toteuttaa useamman tapahtuman yhteismarkkinointia, jolloin saadaan suurempi yhteispotti käyttöön ja tätä kautta kaikkia tapahtumia hyödyttävä suurempi ansaittu näkyvyys useassa kanavassa.

Esimerkki: Yksittäisellä tapahtumalla voi olla markkinointibudjetissa käytössään vain 200-300 €, jolla ei nykyisessä markkinointiympäristössä saa juuri minkäänlaista näkyvyyttä ja sekin raha on helposti heitetty hukkaan, kun markkinoinnin ydintavoitetta eli ”toistoa, toistoa ja toistoa” ei saavuteta. Kun neljä tai viisi samankaltaista tapahtumatuotantoa tekevät yhteistyötä ja laittavat markkinointirahat samaan pottiin, saadaan markkinointibudjetiksi jopa 1200-1500 €. Tällaisella panoksella saadaan nykyään niin sanottu miniminäkyvyys, jolla tavoitetaan tyydyttävällä tavalla halutut kohderyhmät (1-3 kohderyhmää) sekä uusissa mediakanavissa että perinteisessä mediassa.

• Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
• Muiden osa-alueiden vastuuhenkilöt
• Kaikille työtekijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, josta saa tapahtumapäivänä kiinni.
• stage managerille kaikkien esiintyjien/esiintyjien edustajien puhelinnumerot; järjestyksenvalvojien johtajan yhteystiedot; ensiavun yhteystiedot; kaikkien mahdollisesti lukossa olevien tilojen yhteystiedot
• Sometus: kuka somettaa tapahtumapäivänä?
• Valo-/videokuvaus
• Esiintyjien/osallistujien/työntekijöiden ja vapaaehtoisten/vieraiden ottaminen vastaan
• Backstage, katsomopaikat, odotustilat, pressitilat: näiden valmiuden varmistaminen, siisteyden tarkistaminen, näihin ohjaaminen
• Passien/rannekkeiden jako työntekijöille/järjestyksenvalvojille/ tekniikalle/esiintyjille/jne.
• Tarvittaessa erivärisiä tai kuvallisia passeja/rannekkeita
• Rakenteiden tarkistus
• Soundcheckit (klo 7 – 20 välillä, mieluiten päivällä)
• Tekniikan testaaminen (esim. valot, videotykit, tietokoneet)
• Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
• Työntekijöiden työvuorot, lounastauot, vessatauot
• Työntekijöiden vaatetus sääolosuhteet huomioon ottaen
• Infopisteen rakentaminen ja varustelu; infopisteen henkilökunta
• Löytötavarat: pitää säilyttää lukkojen takana
• Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
• Järjestyksenvalvojien briiffaus
• Puhelimet/radiopuhelimet
• Kuka laittaa päälle sähköt ja avaa sähkökaapit?
• Pitääkö vesi/lämmitys/ilmastointi laittaa päälle erikseen?

Purku ja siivous

Tapahtumajärjestäjän työ ei ole ohi tapahtuman päätyttyä. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta, tapahtuman rakenteiden purkamisesta sekä vuokratun ja lainatun välineistön palauttamisesta. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa on sovittava siitä, kuka vastaa purkamisesta ja millä aikataululla se tehdään.

Dokumentointi

Varsinkin toistuvissa tapahtumissa on tärkeää laittaa muistiin tapahtuman aikana ja jälkeen, mitä tehtiin, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavana vuonna. Tämä vähentää huomattavasti vaivaa seuraavana vuonna etenkin jos osa henkilöstöstä vaihtuu välissä.

Arviointi ja palaute

Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin petrata. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää myös arvioinnin aikataulusta ja siitä, keneltä palautetta kerätään ja miten se kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot, yhteistyökumppanit ja tarvittaessa viranomaiset.

Jälkimarkkinointi ja kiitokset

Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia sosiaalisen median ja nettisivujen kautta. Samalla voi jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa.

Raportointi

Mikäli tapahtuma on saanut esimerkiksi apurahoja tai julkista tukea, sillä on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja taloudesta jälkikäteen.

Tapahtumaan tarvittavien lupien ja viranomaisilmoitusten määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta, mutta suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat ainakin tapahtumapaikan haltijan lupa ja poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta.

Lupien hakeminen ja viranomaisilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös siitä, että alihankkijoiden, esimerkiksi ruokamyyjien, luvat ovat kunnossa. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja lupien puuttuessa poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma. Kun luvat ja ilmoitukset ovat kunnossa, on onnettomuuden tai muun epäonnistumisen sattuessa tapahtumajärjestäjän selusta paremmin turvattu. Huomaa, että lupiin ja ilmoituksin liittyvät käytännöt muuttuvat toisinaan, joten uusin tilanne kannattaa aina tarkistaa suoraan luvan myöntävältä viranomaiselta.

Linkitetään tähän lupataulukko, joka asiakirjan lopussa.

Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä. Ilmoituksen voi tehdä poliisin internetsivuilla joko sähköisesti tai lomakkeella. Ilmoitus tehdään järjestämispaikan poliisilaitokselle ja se kannattaa jättää vähintään kuukausi ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusohjeissa määräajaksi on yleensä ilmoitettu kokoontumislain mukainen viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta tämä aika ei varsinkaan kesällä ruuhka-aikaan ole riittävä. On suositeltavaa, että ilmoitus toimitetaan mahdollisimman varhain. Suurtapahtumien kohdalla ensimmäinen yhteydenotto poliisiin kannattaa tehdä vähintään puoli vuotta ennen tapahtumaa. Tällöin on riittävästi aikaa valmistella tapahtuman turvallisuuteen ja lupamenettelyihin liittyviä asioita.

Itä-Suomen yhteinen palvelupäivystysnumero Virka-aikaan puh. 0295 415455
Kiireettömät poliisiasiat, poliisiasioiden neuvonta

Mikkelin poliisiasema
Hallituskatu 4, 50100  MIKKELI
Poliisiasiat           puh. 0295 415 469
Lupa-asiat           puh. 0295 415 466

Aukioloajat: https://poliisi.fi/mikkelin-poliisiasema-lupapalvelut

Milloin ilmoitusta ei tarvita?

Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta. Kyse voi olla sekä sisä- että ulkotiloissa järjestettävistä tilaisuuksista (mm. säännölliset elokuva-, teatteri-, ja oopperanäytökset sekä konsertit, joihin ei ole tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia). Jos olet epävarma ilmoituksen tekemisestä, tarkista asia poliisin lupayksiköstä.

Maankäyttölupa

Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin tarvitaan maankäyttölupa. Maankäyttölupa haetaan maanomistajalta eli Mikkelin kaupungin vuokraus ja käyttöpalveluyksiköstä.

Kun haet tapahtumalupaa Mikkelin kaupungin maa-alueelle, myönnetään alueen maankäyttölupa samassa yhteydessä. Mikäli tapahtuma on maksuton, Mikkelin kaupunki tarjoaa alueen maksutta käyttöön.

Jos olet järjestämässä tapahtumaa ravintolaan tai muuhun tapahtumatilaan, jossa on pysyvä henkilökunta, edellä mainittuja lupia ei tarvita. Ravintolan henkilökunta hoitaa järjestelyt.

Pysäköintisakkojen välttämiseksi maankäyttöluvassa kannattaa erikseen määritellä myös tapahtuma-alueelle pysäköitävä, tapahtuman toteutukselle välttämätön ajoneuvokalusto mukaan lukien huoltoajot; Tilaomaisuuden hallinta välittää kopion luvasta Pysäköinninvalvonnalle.

Maankäyttöluvan hakemisen aikataulu riippuu halutusta paikasta, ajankohdasta ja tapahtuman luonteesta. Vähemmän kiireisinä aikoina ja paikkoina saattaa riittää noin 1 – 3 kk, mutta toisinaan on syytä varata paikka jopa 24 – 36 kk ennen tapahtumaa.

Yleisesti maanteillä järjestettäviä tapahtumia ovat urheilukilpailut, kansanjuhlat, festivaalit, paraatit ja näytökset. Poikkeavasta käytöstä aiheutuvia haittoja ja vaaroja pyritään ehkäisemään liikennejärjestelyin ja valitsemalla tapahtuman ajankohta ja paikka tarkoituksenmukaisesti.

Tapahtuma voi tarvita mahdollisesti tilapäisiä liikennejärjestelyjä, jossa tarvitaan katujen sulkemisia, liikennevalojen laittamista vilkulle, tilapäisiä pysäköintialueita tai muita toimia liikennealueella.

Yleisötilaisuuksien edellyttämistä teiden sulkemisista on tiedotettava ja opastettava riittävästi. Kun tienpitäjänä on Mikkelin kaupunki, näihin toimenpiteisiin tulee hakea lupaa.

Yleisille maanteille luvat tapahtuman vaatimille erityistoimenpiteille haetaan ELY-keskukselta (pois lukien tien sulkeminen). Yleisten teiden sulkemista vaativien tapahtumien lupaviranomainen on poliisi. Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia siitä, että ympäröivän alueen ja rakennusten pelastustiet ovat käytettävissä koko yleisötilaisuuden ajan.

Katulupaa on haettava viimeistään 14 – 21 vuorokautta ennen kadun sulkemista.

Katulupahakemuksen liitteenä on toimitettava suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä. Liikennejärjestelyjen sujuvuudesta vastaa tapahtumajärjestäjä ja tämän velvollisuutena on järjestää tapahtumapaikalle liikenteenohjaajia ja tarvittavat liikennemerkit. Liikennemerkkejä voi vuokrata Cramolta Mikkelissä. Jos suljettavalla kadulla kulkee bussireitti, on tapahtumajärjestäjän sovittava Mikkelin kaupungin joukkoliikenteen kanssa tilapäisistä reiteistä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Linja-autoreittien kannalta kaikkia katuja ei voi sulkea, vaan aina tulee selvittää mitä katuja tulee jättää avoimeksi. Joidenkin katujen sulkeminen voi lisäksi olla mahdotonta pelastusliikenteen vuoksi.

Hyväksytty suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä on toimitettava myös poliisille ja pelastusviranomaiselle. Suunnitelma kuuluu yleisötilaisuusilmoituksen liitteisiin. Kadun sulkemisesta on toivottavaa tiedottaa myös lähialueen asukkaita, joihin kadun sulkemisella voi olettaa olevan vaikutuksia. Tiedottaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi jakamalla lähitaloihin tiedote asiasta ja tiedottamalla suljettavan osuuden läheisyydessä jo etukäteen sulkemisesta. Tiedotteisiin on merkittävä tapahtumajärjestäjän nimi ja yhteystiedot mahdollisten yhteydenottojen varalle ja ajankohta, jolloin toiminnalla katsotaan olevan vaikutuksia asukkaille tai kadun käyttäjille.

ELY-keskus luvat: https://www.ely-keskus.fi/luvat-ilmoitukset-ja-lausunnot
Mikkelin kaupunki: www.lupapiste.fi
Poliisi: https://poliisi.fi/mikkelin-poliisiasema-lupapalvelut

Kun läsnä oleva henkilömäärä ylittää 200 henkeä, tapahtumaan tulee laatia pelastussuunnitelma. Tapahtumajärjestäjän on toimitettava poliisille turvallisuussuunnitelma ja pelastuslaitokselle pelastussuunnitelma. Suunnitelmat voi myös yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kunhan siinä on huomioitu kummankin viranomaisen vaatimukset. Hyvin tehty turvallisuus- ja pelastussuunnitelma toimii myös tapahtumajärjestäjän muistilistana, joka auttaa turvallisuuteen liittyvien asioiden läpikäyntiä.
Jos tapahtumassa on tapahtumajärjestäjän lisäksi ulkopuolisia toimijoita, on niidenkin turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat sisällytettävä koko tapahtumaa koskeviin suunnitelmiin. Vaikka jonkin tapahtuman palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulitus) tuottaisikin jokin ulkopuolinen taho, on tapahtuma-
järjestäjä vastuussa myös tämän toiminnan turvallisuudesta.

Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma > Yleisötapahtuman pelastussuunnitelman mallipohja | Pelastuslaitokset

Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston osoite, josta löytyvät yhtenäiset valtakunnalliset ohjeet ja lomakkeet yleisötapahtumien järjestämiseksi:
https://pelastuslaitokset.fi/tietopankki

Suomen Punaisen Ristin Mikkelin osasto
Ensiapuryhmä tarjoaa ensiapupäivystyspalvelua yleisö- ja urheilu-tapahtumien järjestäjille.
Ota yhteyttä ensiapupäivystysvastaavaan Toni Onnelaiseen ja sovi tapahtumaasi sopivat ensiapupalvelut, puh. 050 5242020 tai ensiapupaivystys.mikkeli(at)gmail.com

Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä suunnitelma, joka sisältää selvityksen tapahtuman luonteesta, tapahtuman riskeistä ja niiden ennakoinnista, järjestyksenpidosta tapahtuma-alueella sekä tapahtuman turvallisuudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. Turvallisuussuunnitelma toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Vaikka poliisi ei vaatisikaan yleisötilaisuusilmoitusta, on tapahtumajärjestäjän kuitenkin mietittävä tapahtuman turvallisuutta, sillä pienessäkin tapahtumassa voi sattua tapaturmia.

Tukesin tapahtumaturvallisuuden ohjeistus: https://tukes.fi/tapahtumaturvallisuus

Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua pelastusviranomaiselle:  https://pelastuslaitokset.fi/tietopankki

Pelastussuunnitelman on sisällettävä kattava kuvaus tapahtuman riskeistä ja niihin liittyvistä pelastustoimista, toimintaohjeista ja yhteyshenkilöistä. Suuriin tapahtumiin on nimettävä erillinen turvallisuuspäällikkö.

Pelastussuunnitelma on laadittava, jos yleisömäärä on yli 200 tai tapahtumassa käytetään avotulta tai tehosteita tai poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa (Pelastuslaki 379/2011, 16§). Jos tapahtuma järjestetään tilassa, johon on laadittu oma pelastussuunnitelma, mutta se ei huomioi kyseistä tapahtumaa, tulee tapahtumajärjestäjän laatia oma pelastussuunnitelma. Tapahtuman pelastussuunnitelmaan voidaan sisällyttää jo olemassa oleva suunnitelma. Pelastussuunnitelman osaksi voidaan laatia myös erillinen ensiapusuunnitelma; tämä on olennaista erityisesti suurien ja riskejä sisältävien tapahtumien kohdalla. Suunnitelman laatii
tapahtuman turvallisuuspäällikkö yhteistyössä sairaanhoitopiirin ensihoitohenkilökunnan kanssa.
Jos tapahtumassa on ilotulitus tai jokin muu erillistä pelastussuunnitelmaa vaativa ohjelmanumero, on sen pelastussuunnitelma toimitettava erikseen tai sisällytettävä päätapahtuman pelastussuunnitelmaan.

Jos tapahtumapaikka sijaitsee veden äärellä, on huolehdittava myös vesipelastuksesta. Toiminnan taso ja resurssit määritellään yhteistyössä pelastusviranomaisten kanssa. Pelastusyksikölle on järjestettävä esteetön pääsy riskialueille. Myös järjestyksenvalvojia voidaan käyttää vartioimaan riskialueita.

Pelastussuunnitelman laatimisen lisäksi tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös sen jalkauttamisesta tapahtuman toimijoiden ja henkilöstön piiriin. Suunnitelma pitää käydä läpi henkilöstön koulutus- tai infotilaisuudessa.

Tapahtumasta tulee laatia kuluttajaturvallisuuslain mukainen turvallisuusasiakirja, jos tapahtumasta voi aiheutua erityistä vaaraa yleisölle tai sivullisille. Esimerkiksi tapahtumista, joissa on suuri yleisömäärä, jotka järjestetään uimarannan tai muun vesialueen välittömässä läheisyydessä tai joissa yleisö voi osallistua itse erilaisiin aktiviteetteihin, pitää laatia turvallisuusasiakirja. Tapatuman järjestäjän pitää pyytää turvallisuusasiakirjat myös niistä alihankkijoiden toteuttamista ohjelmapalveluista, joita tarjotaan asiakkaille tapahtuman osana. Esimerkiksi ponitalutuksesta ja muista ratsastuspalveluista, pomppulinnoista, tatuointipalveluista, benji-hypyistä ja kiipeilypalveluista pitää laatia erillinen turvallisuusasiakirja.

Turvallisuusasiakirja pitää laatia hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Turvallisuusasiakirjan voi yhdistää esimerkiksi pelastussuunnitelmaan, kunhan siinä riittävästi huomioidaan kuluttajaturvallisuuden näkökulma ja turvallisuusasiakirjalta vaaditut asiat, esimerkiksi kuvaus asiakkaisiin tai sivullisiin kohdistuvista vaaroista ja toimenpiteistä vaarojen poistamiseksi, turvallisuuden kannalta tärkeiden tietojen antaminen kävijöille ja tarvittaessa sivullisille (esim. tapahtumassa sallitut ja kielletyt asiat sekä muut turvallisuusohjeet yleisölle), tapahtuman onnettomuuskirjanpito, ja käytännöt vakavien tapaturmien ja läheltä piti -tilanteiden ilmoittamisesta Tukesiin. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse toimittaa etukäteen Tukesiin. Tapahtuman vakavista tapaturmista ja läheltä piti -tilanteista pitää tehdä ilmoitus Tukesiin.

Tapahtuman järjestäjä on päävastuussa tapahtuman jätehuollon järjestämisestä ja roskaantuneiden alueiden jälkisiivouksesta.
Erillinen jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Suunnitelmaa voidaan edellyttää myös muissa ehdoissa tai viranomainen voi erikseen pyytää sitä. Suunnitelma on hyväksytettävä Mikkelin seudun ympäristöpalvelut? vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.

Vaikka jätehuoltosuunnitelmaa ei tapahtuman luonteen takia tarvitsisikaan hyväksyttää, on suunnitelma silti hyvä tehdä, sillä yksikään tapahtuma ei ole roskaton. Tapahtumajärjestäjän kannattaa tehdä oma muistio siitä, millaisia roskia tapahtumasta syntyy, miten niiden syntyä voidaan ehkäistä ja miten jätehuolto tapahtumassa syntyvien jätteiden osalta järjestetään.

Tapahtumien jätehuoltoa määrittelevät kunnalliset jätehuoltomääräykset. Jos tapahtumassa syntyy jätettä yli 50 kg, jätteestä on suositeltavaa erotella ainakin pahvi ja biojäte. Jos energiajätteeksi soveltuvia jätteitä syntyy yli 50 kg, nekin on syytä lajitella.
Jätelaki määrittelee jätteen käsittelylle etusijajärjestyksen. Ensisijaisesti jätteen määrää on pyrittävä minimoimaan, toissijaisesti on syntynyt jäte pyrittävä uusiokäyttämään, kierrättämään tai hyödyntämään muulla tavalla. Jos kierrättämätöntä jätettä kuitenkin syntyy, on sen loppukäsittelystä huolehdittava.

Erityisen häiritsevästä melusta, kuten moottoriurheilukilpailuista ja klo 22 jälkeen päättyvistä ulkoilmakonserteista ja -festivaaleista on tehtävä ympäristönsuojelulain 118 §:n mukainen meluilmoitus Mikkelin seudun ympäristöpalvelut -yksikköön. Meluilmoitus on jätettävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa, eikä toimintaa saa aloittaa ennen kuin 30 vuorokautta ilmoituksen jättämisestä on kulunut tai melupäätöksessä annettu aloittamislupa. Meluilmoituksesta tehtävä päätös on maksullinen. Melupäätöksessä määrätään mm. tiedottamisesta, toiminnan aikarajoista, meluraja-arvoista ja melumittauksista, jotka tapahtumajärjestäjän on tilattava ulkopuoliselta asiantuntijalta ja kustannettava.

Meluilmoituksen voi tehdä sähköisesti Lupapiste –palvelun kautta. Lomakkeen ja ohjeet meluilmoituksen tekemiseen löytyy Ympäristöhallinnon yhteisestä verkkopalvelusta. Sivulle pääset tästä linkistä.

Useimmilta klo 7 – 22 järjestettäviltä tapahtumilta ei kuitenkaan edellytetä meluilmoituksen tekoa. Meluntorjunnasta ja riittävästä tiedottamisesta naapurustolle on kuitenkin huolehdittava aina.

Meluilmoituksesta tehtävä päätös on maksullinen. Melupäätöksessä määrätään mm. tiedottamisesta, toiminnan aikarajoista, meluraja-arvoista ja melumittauksista, jotka tapahtumajärjestäjän on tilattava ulkopuoliselta asiantuntijalta ja kustannettava. Jos suunnittelet yöaikaista (klo 22 – 24) tapahtumaa ensimmäistä kertaa, ota yhteys ympäristönsuojeluyksikköön jo varhaisessa suunnitteluvaiheessa, niin vältyt
yllätyksiltä.

Milloin ilmoitusta ei tarvita
Useimmilta klo 7 – 22 järjestettäviltä tapahtumilta ei edellytetä meluilmoituksen tekoa. Meluntorjunnasta ja riittävästä tiedottamisesta naapurustolle on kuitenkin huolehdittava aina.

Kaikista melua tai muuta häiriötä aiheuttavista tapahtumista on tiedotettava etukäteen lähialueen asukkaita ja muita häiriintyviä kohteita, ja tapahtumajärjestäjän on huomioitava melulle erityisen herkät kohteet, kuten hoitolaitokset, koulut ja kirkot. Äänentoiston pidempiaikainen käyttö erityisen herkkien kohteiden lähellä on kielletty. Melun leviämistä tapahtuma-alueen ulkopuolelle on estettävä esimerkiksi kiinteitä rakenteita tai maaston muotoja hyödyntämällä. Lisäksi äänentoisto on pidettävä kohtuullisella tasolla ja kaiuttimet suunnattava niin, ettei melu leviä tarpeettomasti.

Musiikinkäyttölupa on haettava etukäteen jokaiseen tapahtumaan, jossa soitetaan livenä tai tallenteelta (ml. karaoke) tekijänoikeudella suojattua musiikkia. Nykyään käytössä on Teoston ja Gramexin yhteinen musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa. Lupa on haettava ja saatava ennen ensimmäistä sillä järjestettävää tapahtumaa. Tapahtumalupa tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin ja myös yritysten henkilökunnalleen tai asiakkailleen järjestämiin tapahtumiin.

Katso lisätietoa alla olevien linkkien kautta.

Teoston yhteystiedot

Gramexin yhteystiedot

Musiikkilupa tulee hankkia riippumatta siitä, mistä lähteestä musiikkia soitetaan. Käytännössä tarvitset luvan, jos yrityksessäsi soi yksi tai useampi seuraavista:

• Radio, nettiradio
• CD- tai vinyylilevyt
• Musiikki tietokoneelta
• Taustamusiikkioperaattorin toimittama musiikki
• Musiikki suoratoistopalvelusta
• Musiikki televisiosta (lupa kattaa esimerkiksi konsertit, urheilulähetysten taustamusiikin sekä televisiosarjojen ja elokuvien musiikin)

Lisätietoa: https://www.teosto.fi/musiikin-kayttoluvat/mihin-lupa-tarvitaan/

Elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta on tehtävä ilmoitus Mikkelin seudun ympäristöpalveluihin. Tapahtuman järjestäjän tulee varmistua siitä, että tapahtumaan osallistuvien elintarviketoimijoiden liikkuvat elintarvikehuoneistot on hyväksytty tai niistä on tehty toiminnan aloittamisilmoitus toimijan kotikunnan elintarvikevalvontaan.

Liikkuvan elintarvikehuoneiston käyttöönotosta tehdään kertaluonteinen ilmoitus sen kunnan viranomaiselle, jonka alueella toiminta aloitetaan. Ilmoitus on tehtävä kirjallisesti neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista tai oleellisen muutoksen tekemistä jo toiminnassa olevaan elintarvikehuoneistoon. Jos liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai ilmoitettu viranomaiselle, tapahtuman järjestäjän tulee varmistaa, että liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tiedotetaan niiden kuntien viranomaisille, joiden alueella toimintaa harjoitetaan. Ilmoitus on tehtävä vähintään neljä päivää ennen toiminnan aloittamista. Ilmoituslomakkeet löytyvät Mikkelin seudun ympäristöpalvelujen www-sivuilta.

Pienimuotoisesta toiminnasta, esimerkiksi yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta, ei ilmoitusta vaadita.

Juomaveden ja ruoanvalmistukseen, astioiden pesuun, siivoukseen ja puhdistukseen käytettävän veden tulee täyttää talousveden laatuvaatimukset. Mikäli vesi tuodaan tapahtumaan esim. tankkiautoilla, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus varmistua veden laadusta ja sen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseen.

Eviran ohje 16022/5: Ulkomyyntiohje (pdf)

Liikkuvan elintarvikehuoneiston käyttöönotosta tehdään kertaluonteinen ilmoitus sen kunnan viranomaiselle, jonka alueella toiminta aloitetaan. Ilmoitus on tehtävä kirjallisesti neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista tai oleellisen muutoksen tekemistä jo toiminnassa olevaan elintarvikehuoneistoon.
Jos liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai ilmoitettu viranomaiselle, tapahtuman järjestäjän tulee varmistaa, että liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tiedotetaan niiden kuntien viranomaisille, joiden alueella toimintaa harjoitetaan.
Elintarvike valvontaviranomainen on Mikkelin kaupungin Terveysvalvonta?  Ilmoitus on tehtävä vähintään neljä päivää ennen toiminnan aloittamista.
Pienimuotoisesta toiminnasta, esimerkiksi yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta, ei ilmoitusta vaadita. Juomaveden ja ruoanvalmistukseen, astioiden pesuun, siivoukseen ja puhdistukseen käytettävän veden tulee täyttää talousveden laatuvaatimukset. Mikäli vesi tuodaan tapahtumaan esim. tankkiautoilla, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus varmistua veden laadusta ja sen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseen.

Tapahtuman järjestäjän tulee varmistaa, että toimijat, jotka maahantuovat eläinperäisiä elintarvikkeita (kuten juustoja ja lihajalosteita), tekevät kirjallisen ilmoituksen ensisaapumistoiminnastaan Eviraan. Ilmoitus tulee tehdä vähintään 14 vrk ennen toiminnan aloittamista. Lemmikkieläinten tuominen tapahtuma-alueelle on sallittua, ellei tapahtuman järjestäjä ole sitä erikseen kieltänyt.
Järjestyslaki kuitenkin kieltää eläinten tuonnin toriaikana torialueelle. Edellä mainituista riippumatta näkövammaisten opaskoirat, liikuntavammaisten avustajakoirat sekä kuulovammaisten kuulokoirat saa tuoda kaikkiin niihin elintarvikehuoneistoihin ja niiden osiin, joihin asiakkailla on pääsy.

Uudessa alkoholilaissa ei ole säännöstä tilapäisestä anniskeluluvasta. Tapahtumia kuten festivaaleja varten voidaan hakea määräaikaista anniskelulupaa. Hakemuksen käsittelyyn on varattava aikaa noin 1 – 2 kuukautta.

Tilaisuuksissa voidaan anniskella myös ilmoituksella, mutta se edellyttää, että alue on hyväksytty etukäteen anniskelualueeksi alueen omistajan tai haltijan toimesta. Anniskeluluvat myöntää aluehallintoviranomainen eli Itä-Suomen aluehallintovirasto.

Tapahtuma-, kokous- ja juhlatila ja vastaava alue voidaan tilan tai alueen omistajan tai haltijan hakemuksesta hyväksyä anniskelualueeksi. Tällaisella hyväksytyllä anniskelualueella voi anniskelutoimintaa harjoittaa sellainen toimija, jolla on aikaisemmin myönnetty anniskelulupa.

Lupaa myönnettäessä arvioidaan tilaisuuden luonne, paikan sopivuus sekä anniskelujärjestelyt.

Anniskelusta tulee ilmoittaa lupaviranomaiselle viimeistään kolme vuorokautta ennen tilaisuuden alkua.

Kun tapahtumapaikka on ennakkoon hyväksytty anniskelualueeksi

Jos tapahtuma-alueen (esimerkiksi juhlatilan) omistaja tai haltija on hakenut tilaa tai aluetta hyväksytyksi anniskelualueeksi, voit anniskella tapahtumassa omalla ilmoituksella. Sinulla pitää olla voimassa oleva anniskelulupa.

Ilmoitus pitää tehdä viimeistään kolme vuorokautta ennen tapahtumaa sille aluehallintovirastolle, jonka toimialueella tila tai alue sijaitsee. Anniskelu edellyttää sitä, että anniskelijalla on voimassa oleva anniskelulupa.

Anniskelija saa tilan omistajalta tai haltijalta anniskelualueen numeron ja mahdolliset anniskelua rajoittavat ehdot.

Ilmoitusmaksu on 95 euroa per tilaisuus tai tapahtuma.

Lisätietoa Avi:n www-sivuilta: https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset/alkoholin-myynti-ja-anniskelu/anniskelulupa

Kun tapahtumapaikkaa ei ole hyväksytty anniskelualueeksi

Jos tilaa tai aluetta ei ole hyväksytty etukäteen anniskelualueeksi, voit hakea sitä varten määräaikaista anniskelulupaa. Muista liittää hakemukseen selvitys määräaikaisen anniskelutoiminnan järjestämisestä.

Määräaikainen lupahakemus: https://www.suomi.fi/palvelut/lomake/hakemus-alkoholijuomien-anniskeluun-aluehallintovirasto/e61f7d13-346a-4514-abb5-08cac4c64801

Anniskelualueen hyväksyttäminen

Voit hakea tilaa tai aluetta hyväksytyksi anniskelualueeksi, jos olet tapahtuma-alueen (esimerkiksi juhlatila) omistaja tai haltija. Hakemuksen yhteydessä voit asettaa anniskelulle ehtoja esim. anniskeluaikoihin liittyen. Lähetä hakemuksesi siihen aluehallintovirastoon, jonka toimialueella tila tai alue sijaitsee.

Hakulomake: https://www.suomi.fi/palvelut/lomake/hakemus-tilan-tai-alueen-hyvaksymisesta-anniskelualueeksi-aluehallintovirasto/a3d91123-9269-41c0-8e85-e13d1ac992fa

Anniskelulupia koskevat käsittelyhinnat löydät: https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset/alkoholin-myynti-ja-anniskelu/anniskelulupa

Tupakkatuotteiden myynti edellyttää myyntipaikan sijaintikunnan terveysviranomaisen myöntämää vähittäismyyntilupaa. Mikkelissä tupakkatuotteiden vähittäismyyntilupaa haetaan Mikkelin seudun ympäristöpalveluilta. Toiminnanharjoittajan tulee laatia tupakan myyntiä koskeva vähittäismyyntilupahakemus sekä omavalvontasuunnitelma. Suunnitelma edellytetään vähittäismyyntilupahakemuksen liitteeksi. Tupakkatuotteiden vähittäismyyntiä ei saa aloittaa ennen kuin myyntilupa on myönnetty. Lupa on myyjä- ja myyntipaikkakohtainen. Luvan käsittelyaika on noin kuukausi. Sähkösavukkeiden mainontakielto on yhtä laaja kuin tupakkatuotteilla ja tupakointivälineillä.

Ohje lupahakemuksen tekemiseen: https://www.valvira.fi/tupakka

Tupakkalaki ulkoalueilla järjestettävissä yleisötilaisuuksissa: https://www.valvira.fi/documents/14444/238478/Tupakkalaki_ulkoalueilla_jarjestettavissa_yleisotilaisuuksissa.pdf/5b2dc995-1932-4689-8f90-0a5ba670d518

Tilapäinen opastusmerkki

1.6.2020 voimaan tulleessa uudessa Tieliikennelaissa on uusi liikennemerkki, Tilapäinen opastusmerkki (G42), jolla voi olla mahdollista viitoittaa esimerkiksi tilapäistä / kausiluonteista myyntitoimintaa tai niitä yleisötilaisuuksia, joissa ei voida käyttää tilapäisiä ilmoituksia. Tilapäisen opastusmerkin käyttämiseen tulee hakea maksullinen lupa.
Jokaisen yleisötilaisuuden tai myyntitapahtuman viitoittamisesta tulee jättää oma hakemus ja jokaisesta tapahtumasta tehdään oma päätös.

Tilapäinen opastusmerkki on uusi liikennemerkki, jota voidaan käyttää eri tyyppisiin tilapäisiin tarpeisiin:

• Tilapäisen myyntitoiminnan opastamiseen
• Kausiluonteisen toiminnan opastamiseen silloin, kun kiinteä osaksi vuotta peitettävä opastus ei ole tarkoituksenmukaista
• Tiekirkkojen opastamiseen
• Yleisötilaisuuksien opastamiseen

Tilapäisen opastusmerkin käyttö edellyttää ELY-keskuksen lupaa samaan tapaan kuin palvelukohteiden opasteet. Lähtökohtana tilapäisen opastusmerkin käytössä on, että opastustarve on tilapäinen ja kestää yleensä enintään neljä kuukautta. Tapauskohtaisesti kesto voi olla enintään kuusi kuukautta.

Hakemukset käsitellään keskitetysti Pirkanmaan ELY-keskuksessa.

Esimerkkejä tilapäisistä opastusmerkeistä:

Hakemuksen käsittely ja ehdot

Hakemuksen käsittely kestää keskimäärin 2-4 viikkoa. Kevään ja kesän ruuhka-aikoina on syytä varautua pidempään käsittelyaikaan

Tilapäistä opastusmerkkiä varten lupa myönnetään määräaikaisena, yleensä yksittäisen tapahtuman keston ajaksi tai yhdelle kaudelle.

Harkinnan mukaan samanlaisena toistuvalle tilapäiselle toiminnalle lupa voidaan myöntää enintään viideksi vuodeksi kerrallaan.

Tilapäisen opastusmerkin opasteluvassa on määritetty aikarajat merkkien pystyttämiselle ja poistamiselle.

Lue lisää: https://www.ely-keskus.fi/tilapainen-opastusmerkki-g42

Lupamaksut

• myönteinen päätös tilapäisestä opastusmerkistä 50 €
  • mahdollistaa lupaviranomaisen harkinnan mukaan 1-6 merkin sijoittamisen
  • kohde opastetaan yleensä lähimmältä maantieltä, jolloin kaksi merkkiä riittää
• luvan voimassaoloajan jatkamisesta peritään lupamaksu, joka on puolet alkuperäisestä lupamaksusta, kuitenkin enintään 50€

Luvan hakeminen

Käytä asiointiin ensisijaisesti sähköistä asiointipalvelua. Sähköinen asiointipalvelu nopeuttaa hakemuksen käsittelyä. Kirjautuminen järjestelmään tapahtuu Suomi.fi -palvelun kautta, joten kirjautumista varten tarvitset joko pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai varmennekortin.

Järjestelmä tallentaa syöttämäsi tiedot automaattisesti. Hakemuksen täyttämisen voit keskeyttää milloin vain ja jatkaa taas myöhemmin itsellesi sopivana ajankohtana. Lisäksi näet järjestelmästä kaikki tekemäsi hakemukset.

• Sähköinen asiointipalvelu (tienpidonluvat.ahtp.fi)
  • Sähköisen asioinnin käyttöohje (pdf)

Tilapäisten opasteiden ja niiden sijoittelun on noudatettava Liikenneviraston määräyksiä tienvarsimainonnasta ja -ilmoittelusta. Ilmoittaja on velvollinen perehtymään määräyksiin huolellisesti. Tilapäisten opasteiden tulee selvästi erottua virallisista liikennemerkeistä. Niitä ei saa sijoittaa liittymäalueille, alle 100 metrin päähän liittymistä, varoetäisyyttä lähemmäksi liikennemerkkejä tai moottori- ja moottoriliikenneteiden varsille. Niitä ei saa kiinnittää liikennemerkkeihin tai muihin rakenteisiin paitsi valaisinpylväisiin, joihin kiinnittäminen on sallittua, jos se niitä vahingoittamatta on mahdollista. Opasteet on kerättävä viikon kuluessa tapahtuman päättymisestä.

https://www.ely-keskus.fi/mainonta-tien-varrella
https://www.ely-keskus.fi/tapahtumien-jarjestaminen-tiealueella

Opasteita ei saa kiinnittää liikennemerkkipylväisiin. Niitä ei saa sijoittaa myöskään risteysten näkemäalueille eikä autojen pysähtymismatkalle ennen suojatietä, liikennevaloja tai risteävää tietä.
Mainokset kaupunki pyrkii pääsääntöisesti ohjaamaan kiinteille mainospaikoille

ELY-KESKUKSEN OPASTEAPURI: https://www.ely-keskus.fi/opasteapuri

Kaikki maanteillä järjestettävät normaaliliikenteestä poikkeavat tapahtumat vaativat ELY-keskuksen tai poliisin luvan. Jos tapahtuma ei edellytä tien sulkemista, lupaa voi hakea lähettämällä vapaamuotoinen kirjallinen hakemus Pirkanmaan ELY-keskukseen. Jos tapahtuma vaatii tien sulkemisen muulta liikenteeltä, on lupa haettava kihlakunnan poliisilaitokselta. Alueellinen ELY-keskus antaa asiasta lausunnon. Hakemus tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, mittavia tapahtumia järjestettäessä puoli vuotta aikaisemmin.

Mikäli kuvaaminen herättää yleistä huomiota tai vaikuttaa esimerkiksi ihmisten liikkumiseen, käsitellään kuvaamista yleisötapahtumana. Yleisenä huomion herättämisenä voidaan pitää sitä, että yleisellä paikalla näytellään ja sitä kuvataan. Sen sijaan esimerkiksi pelkkä maisemien tai kaupunkikuvan kuvaaminen ei ole yleisötilaisuus.

Jos kuvaus tapahtuu yksityisen maanomistajan tai kiinteistönhaltijan maalla, lupa on kysyttävä maan tai kiinteistön omistajalta.

Mikäli elokuvan kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista tai aiheuttaa liikennejärjestelyjä, tehdään ilmoitus poliisin lupapalveluihin ja kaupunkiympäristön palvelualueen kunnossapitopalveluihin.

Ilmoitus poliisille: https://poliisi.fi/mikkelin-poliisiasema-lupapalvelut
Ilmoitus kaupungille: ?

Nopeuskilpailuja henkilöautoille ja moottoripyörille saa järjestää vain suljetulla tiellä. Tien sulkemiseen tarvitaan lupa, jonka asemakaavan mukaiselle liikenneväylälle myöntää kunta ja sen ulkopuoliselle tiealueelle poliisilaitos, jonka toimialueella ajoreitti tai sen pääosa sijaitsee.

Lisäksi poliisilla on tienpitäjää kuultuaan oikeus tien tilapäiseen sulkemiseen esimerkiksi urheilukilpailujen, kansanjuhlien, näyttelyiden, puolustusvoimien harjoitusten, paraatien tai näytösten vuoksi.

Moottorikäyttöisillä ajoneuvoilla tapahtuvaan kilpailujen ja harjoitusten toistuvaan tai pysyvään järjestämiseen samassa maastossa on haettava maastoliikennelain 30 §:n mukainen lupa kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselta. Mikkelissä lupa haetaan Mikkelin seudun ympäristöpalvelut -yksiköltä. Myös yksittäisen tapahtuman järjestämiseen on haettava lupa, jos tapahtumasta on odotettavissa huomattavia haittoja luonnolle, muulle ympäristölle, asutukselle, yleiselle virkistyskäytölle, kalastukselle tai muulle yleiselle tai yksityiselle edulle. Toiminnalle on oltava myös alueen omistajan kirjallinen lupa.

Maastoliikennelain mukaisen lupahakemuksen voi tehdä sähköisesti Lupapiste –palvelun kautta.

Käsittelyajat voivat olla useita kuukausia.

Hakemuslomake: https://www.mikkeli.fi/sisalto/palvelut/ymparisto/ymparistonsuojelu/ymparistonsuojelun-luvat-ja-ilmoitukset

Moottorikäyttöisellä vesikulkuneuvolla suoritettavien kilpailujen tai harjoitusten toistuvaan tai pysyvään järjestämiseen samalla vesialueella on haettava vesiliikennelain 21 §:n mukainen lupa kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselta. Mikkelissä lupa haetaan Mikkelin seudun ympäristöpalveluilta.  Myös yksittäisen tapahtuman järjestämiseen on haettava lupa, jos tapahtumasta on odotettavissa merkityksellisiä ympäristöhaittoja.

Lupahakemus: https://www.mikkeli.fi/sisalto/palvelut/ymparisto/ymparistonsuojelu/ymparistonsuojelun-luvat-ja-ilmoitukset

Vesialueen omistajan on annettava suostumuksensa luvan myöntämiseen. Käsittelyajat voivat olla useita kuukausia. Usean kunnan alueella pidettävään kilpailuun tai harjoitukseen haetaan lupaa paikalliselta ELY-keskukselta. Usean ELY-keskuksen toimialueella pidettävään kilpailuun tai harjoitukseen myöntää luvan se ELY-keskus, jonka alueella kilpailu pääosin pidetään.

Ulkona yleisellä paikalla järjestettävästä yleisestä kokouksesta (ts. mielenosoituksesta) on tehtävä suullisesti tai kirjallisesti ilmoitus kokouspaikan poliisille vähintään 24 tuntia ennen kokouksen alkamista.

Tavara-arpajaiset saa toimeenpanna vain viranomaisen antamalla luvalla (tavara-arpajaislupa), ellei arpajaislaissa toisin ole säädetty (esim. pienarpajaiset tai miniatyyriarpajaiset). Luvat tavara-arpajaisiin antaa paikallinen poliisilaitos, mikäli tavara-arpajaiset toimeenpannaan yhden poliisilaitoksen toimialueella tai toimialueen osalla (esim. yhden kunnan alueella), tai Poliisihallitus, mikäli tavara-arpajaiset toimeenpannaan yhden poliisilaitoksen toimialuetta laajemmalla alueella. Tavara-arpajaislupaa haetaan kirjallisesti. Lupa voidaan antaa enintään kuudeksi kuukaudeksi. Luvan tavara-arpajaisten järjestämiseen voi saada rekisteröity yhdistys, itsenäinen säätiö tai muu sellainen yhteisö, jolla on yleishyödyllinen tarkoitus ja jonka kotipaikka on Suomessa.

Arpajaislaki: https://poliisi.fi/tavara-arpajaisluvat

Ilotulitusnäytöksestä (ml. pyrotekniikkashow’t) on ilmoitettava paikkakunnan poliisille ja pelastustoimelle vähintään seitsemän vuorokautta ennen näytöksen järjestämistä. Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä on tehtävä, vaikka ilotulitusnäytös olisi osa muuta yleisötilaisuutta.

Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä: https://asiointi.poliisi.fi/yritys

Ilmoituslomake: Tuliesitys-, ilotulitteiden (ei esitys), tehosteiden käytöstä  > Ilmoitus ilotulituksesta | Pelastustoimi

Yleisöesityksissä käytettäväksi tarkoitettu laserlaitteisto on esitettävä Säteilyturvakeskuksen tarkastettavaksi vähintään 30 päivää ennen laitteiston suunniteltua käyttöajankohtaa (ns. ensitarkastus). Jos ulkona pidettävässä laseresityksessä käytetään päättämättömiä säteitä, siitä on ilmoitettava
Säteilyturvakeskukselle 10 viikkoa ennen aiottua laserien käyttöajankohtaa. Muista tarkastuksen edellyttävistä laseresityksistä on ilmoitettava Säteilyturvakeskukseen viimeistään 30 päivää ennen aiottua laitteiston käyttöajankohtaa. Laserin käytöstä ulkoilmaesityksessä on tehtävä ilmoitus myös Fintrafficille.

Ilmoitus STUK:lle laserlaitteen käytöstä: https://formbox.fi/e-form/fi/stuk/84fc248972#frontpage
Fintraffic laserlausunto: https://www.fintraffic.fi/fi/ans/palvelumme

Pyyntö tulee esittää Fintraffic lennonvarmistukselle 10 viikkoa ennen suunniteltua käyttöä. Nopeutetussa käsittelyssä pyyntö tulee esittää Fintrafficin lennonvarmistukselle 4 viikkoa ennen suunniteltua käyttöä.

Hinta 240€ + alv24%
Nopeutettu käsittely 750€ + ALV24%

Tilapäisen leirintäalueen perustamisesta ja alueen toiminnan olennaisesta muuttamisesta on viimeistään kolme kuukautta ennen toiminnan aloittamista tai muuttamista tehtävä ulkoilulain 20 § mukainen kirjallinen ilmoitus alueen sijaintikunnan määräämälle leirintäalueviranomaiselle, joka Mikkelissä on Mikkelin seudun ympäristölautakunta. Ilmoituksen tulee sisältää tarpeelliset tiedot leirintäalueen pitäjästä ja alueen sijainnista sekä toiminnan luonteesta ja laajuudesta. Käsittelyajat voivat olla useita kuukausia.

Mikkelin seudun ympäristöpalvelut:

https://www.mikkeli.fi/sisalto/ota-yhteytta/yksikoiden-yhteystietoja/mikkelin-seudun-ymparistopalvelut

Lupien ja ilmoitusten lisäksi tapahtumasta on tiedotettava eri tahoja. Tiedottamisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tapahtumasta on tiedotettava kaikkia niitä tahoja, joiden toimintaan tapahtumalla voi olla vaikutuksia, mutta joille ei erillistä lupahakemusta tai ilmoitusta tehdä. Näin tapahtumajärjestäjä välttyy mahdollisilta väärinkäsityksiltä.

Joukkoliikennettä on hyvä tiedottaa, jotta osataan ennakoida liikkumista, bussien tarvetta sekä huomioida mahdolliset poikkeusreitit.

Tapahtuman rakennus- ja purkuvaiheissa ajoneuvojen pysäköinnistä tapahtuma-alueelle tiedotetaan erikseen pysäköinnin valvojaa. Aina kannattaa varmistaa  tarvitseeko hakea erikseen pysäköintilupia.

Myös lähialueen asukkaita on tiedotettava tapahtumasta, joista voi syntyä melua tai vaikutuksia asukkaiden liikkumiseen. Tiedottaminen toteutetaan jakamalla tiedotteita lähitaloihin ja ilmoittamalla tapahtuma-alueella jo ennakkoon tapahtumasta. Tiedotteisiin on merkittävä tapahtumajärjestäjän nimi ja yhteystiedot.